Sākuma sanāksme ir sanāksme, kurā visi atbildīgie komandas locekļi tiek informēti par jaunu projektu. Pasākumi var ietvert projekta nolūka apspriešanu, laika grafika noteikšanu, izmaksu un budžeta ierobežojumu sadali un projekta pienākumu noteikšanu. Sākuma sanāksmēs bieži piedalās komandas locekļi no vairākām funkcionālajām jomām, un dažkārt var būt arī klienta pārstāvis.
Sākuma sanāksmes mērķis ir nodrošināt, lai projekts noritētu pēc iespējas raiti, pārliecinoties, ka visi komandas locekļi atrodas vienā lapā. Šādas tikšanās ir iespēja projekta vadītājam dalīties informācijā par projektu. Tas var ietvert skaidrus faktus, piemēram, projekta izpildes datumu, specifikācijas un budžetu, bet var ietvert arī vienkāršu informāciju, piemēram, klienta dīvainības un preferences.
Projekta vadītājs bieži ir atbildīgs par sākuma sanāksmes izveidi. Viņa parasti uzņemas atbildību par darba kārtības izveidi un ievērošanu. Tas ietver laika plānošanu, kurā visas nepieciešamās puses var tikties; vietas rezervēšana; un garu sapulču gadījumā, kas notiek dienas vidus pārtraukumā, pusdienu pakalpojuma pasūtīšana komandas locekļiem.
Tikšanās laikā projekta vadītājs rūpīgi pierakstīs visus apspriestos jautājumus, pieņemtos lēmumus un jautājumus, uz kuriem jāatbild vēlāk. Viņa būs atbildīga par to, lai visas ieinteresētās personas piekristu noteikumiem, termiņiem un izmaksām un lai tās pilnībā saprastu, kas no tām tiek prasīts. Pēc tam projekta vadītājam nekavējoties jāizplata skaidras, kodolīgas sanāksmes piezīmes.
Viena no svarīgākajām sākuma sapulces funkcijām ir nodevumu saraksta iestatīšana. Šis ir visu klientam pienākošos preču saraksts un konkrētās darbības, kas jāveic, lai izpildītu katru nodevumu. Piemēram, klienta uzdevums var būt mazumtirdzniecības vietas ieejas zīmes izgatavošana. Lai to paveiktu, zīme ir jāprojektē, jāiegādājas un jāpasūta materiāli, tā ir jāizgatavo, jāpārbauda kvalitāte un zīme jānosūta un/vai jāuzstāda. Iepirkumu speciālists nevar pasūtīt materiālus, kamēr projektētājs nav noformējis zīmi, un, ja kāda no šīm darbībām netiek veikta paredzētajā laikā, uzstādītājs nevarēs ievērot noteikto termiņu.
Uzdevumu piešķiršana procesam ir ļoti svarīga, tāpēc sapulces sākuma sapulces piezīmēs ir jāiekļauj darbību vienumu saraksts, izpildes datumi un atbildīgās puses. Ja kādai pusei ir problēmas ar izpildes datumiem, specifikācijām vai cenu noteikšanu, sākuma sanāksme ir īstais laiks, lai to apspriestu. Šī sanāksme ir atvērts forums visām iesaistītajām pusēm, lai nodrošinātu, ka tās saņem to, kas viņiem nepieciešams veiksmīga projekta izstrādei.
SmartAsset.