Kam jābūt sapulces protokolā?

Neatkarīgi no biznesa satura protokola formāts parasti nemainās katrā sanāksmē. Protokolam jāsākas ar sanāksmes vietu un sanāksmes datumu. Jāreģistrē arī sanāksmes laiks, kā arī uzņēmuma vai asociācijas nosaukums. Personas, kas piedalās sanāksmē, ir jāreģistrē, kā arī personas, kuras nav klāt. Sanāksmes protokoli parasti tiek izdalīti gan neesošajiem, gan klātesošajiem delegātiem.

Nākamais punkts būs pēdējās sēdes protokola apstiprināšana. Jābūt arī sadaļai, kas īpaši paredzēta visiem jautājumiem, kas rodas saistībā ar pēdējās sanāksmes protokolu. Parasti locekļiem, kuri nebija ieradušies pēdējā sanāksmē, būs daži jautājumi, kas jāatsauc.

Nākamie protokolā tiks iekļauti darba kārtības jautājumi. Tajos tiks ņemti vērā galvenie jautājumi, kas tiks apspriesti sanāksmē. Šajā brīdī tiks reģistrēti arī pieņemtie lēmumi un vienošanās.

Personai, kas protokolē, nevajadzētu mēģināt pierakstīt katru sanāksmē izteikto punktu vai diskusiju. Šīs piezīmes nav precīza katra teiktā vārda kopija, un ir jāreģistrē tikai svarīgi lēmumi un vienošanās. Protokolā jāatzīmē arī katras personas vārds, kas izsaka priekšlikumu vai jautājumu.

Sanāksmes protokolā jānorāda, kuri dalībnieki bija par vai pret noteiktiem lēmumiem un līgumiem. Ja tiek balsots par kādu konkrētu jautājumu, protokolā jāieraksta, kurš balsojis par vai pret, kā arī to personu vārdi, kuri atturējās un balsošanas veids.

Vienam no pēdējiem punktiem jābūt jebkurai citai biznesa kustībai. Tas dod cilvēkiem iespēju izteikt savu viedokli vai izteikt punktus citiem delegātiem. Beigās jāieraksta nākamās sanāksmes datums, vieta un laiks, kā arī protokolētājas vārds.

Sanāksmes protokols jāieraksta pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes, lai persona, kas ir veikusi piezīmes, atcerētos punktus. Protokola kopija pirms nākamās sanāksmes jāizsniedz visiem grupas locekļiem — gan tiem, kas piedalījās, gan tiem, kas nebija klāt. Tādējādi locekļiem būs pietiekami daudz laika sagatavoties.