Stāvokļa sertifikāts ir dokuments, kurā uzskaitīti korporācijas darbinieki un viņu ieņemamie amati. Šādus dokumentus parasti sagatavo uzņēmumu sekretāri, un saskaņā ar likumu tie ir jādara pieejami sabiedrībai. Cilvēki, kuri vēlas iegūt informāciju par korporācijas vēsturiskajiem operatoriem, var pieprasīt sekretāram vēsturiskā amata sertifikāta kopiju. Šī informācija tiek atjaunināta pēc vajadzības, lai atspoguļotu uzņēmuma reorganizāciju, kā arī tiek iesniegta valdības regulatoriem, lai tie būtu informēti par uzņēmuma darbību.
Termins “esošs darbinieks”, kas nozīmē “biroja īpašnieks”, bieži tiek lietots politikā, taču tas attiecas arī uz uzņēmuma amatpersonām, piemēram, prezidentu, finanšu direktoru un izpilddirektoru. Korporācijas organizatoriskā struktūra var atšķirties, un rezultātā amatu nosaukumi ne vienmēr ir vienādi, kā arī darba pienākumi ne vienmēr ir konsekventi starp diviem cilvēkiem, kuriem ir vienāds amats dažādos uzņēmumos.
Korporatīvie sekretāri ir atbildīgi par korporatīvās uzskaites uzturēšanu. Šo uzskaiti parasti pieprasa likums, un sekretāra darbs atbalsta citu amatpersonu darbu, kuriem ir jāiesniedz juridiski dokumenti un jāsniedz informācija par vēsturiskiem notikumiem korporācijā. Gadījumos, kad sekretārs tiek uzskatīts par amata pienākumu izpildītāju, var būt nepieciešams citai amatpersonai līdzparakstīt amata apliecību, lai tā būtu derīga. Pretējā gadījumā uz dokumenta ir nepieciešams tikai sekretāra paraksts.
Pašreizējā amata sertifikātā ir vienkārši norādīti vārdi un amatu nosaukumi, bez papildu personas informācijas. Tāpat kā citi publiskie pieteikumi, tas veicina pārredzamību, padarot informāciju par uzņēmuma organizēšanu un darbību viegli pieejamu sabiedrības locekļiem, kuri varētu būt ieinteresēti. Tas var ietvert akcionārus, kā arī citus uzņēmumus un cilvēkus, kurus uztrauc tas, kā korporācija veic uzņēmējdarbību. Reorganizācijas vai jaunas pieņemšanas gadījumā cilvēki var pieprasīt jaunu vēsturiskā amata sertifikāta kopiju, lai iegūtu jaunāko informāciju par uzņēmuma darbiniekiem.
Stāvokļa sertifikātus var izmantot visam, sākot no noteikšanas, kas jāiesniedz tiesā, iesniedzot juridisku pieteikumu, līdz uzzināt vairāk par uzņēmuma iekšējo organizāciju. Citi publiskie iesniegumi, piemēram, prospekts, var būt noderīgi arī uzņēmuma izpētei. Šī informācija netiek uzskatīta par patentētu, un tā ir jādara pieejama pēc pieprasījuma neatkarīgi no tā, kurš to pieprasa. Cilvēkiem, kuri lūdz informāciju, arī nav jāatklāj, kāpēc viņi ir ieinteresēti vai kā informācija tiks izmantota.