Arhivārs ir informācijas profesionālis, kas līdzīgs kuratoriem un bibliotekāriem. Arhīvisti identificē, vāc, kārto, reģistrē, apraksta, saglabā un demonstrē materiālus, kuriem ir vēsturiska vērtība. Būtībā arhivāra galvenais pienākums ir saliedēti pasniegt autentiskas un atbilstošas vēstures šķēles.
Arhīvisti pārzina laika periodu un/vai kolekcijas tēmu, ko viņi arhivē. Viņi pēta un iegūst vienumus, lai pārliecinātos, ka visi arhīva materiāli ir skaidri identificēti. Arhivārs atlasa vienumus, kas atbilst organizācijas kolekcijai. Arhīvistiem ir jāveic detalizēta uzskaite par personām, vietām un datumiem, kas saistīti ar izvēlētajiem arhivējamajiem vienumiem. Šie priekšmeti var būt ar roku rakstītas piezīmes, fotogrāfijas, filmas vai daudzi citi iespējamie materiāli.
Viņu savākto priekšmetu aprakstus var ievietot uzņēmumu vietnēs vai citās publiskās vietās, vai arī tos var izmantot muzejos. Arhivārs parasti raksta lielāko daļu šo aprakstu. Viņam vai viņai rūpīgi jāreģistrē un jādokumentē visa informācija par katru kolekcijas arhivēto vienumu. Saglabāšana ir vēl viens arhivāru pienākums. Viņi ir informēti par metodēm, kā uzglabāt gan plakanu papīru, gan trīsdimensiju materiālus.
Arhivāram savāktie priekšmeti ir jāatspoguļo loģiskā, informatīvā veidā. Daži arhivāri apgalvo, ka arhīva vienību kolekcijai vienmēr ir jāstāsta vienots stāsts par tēmu un konkrēto laika periodu. Arhīvistiem ir jāievēro profesionāla rūpība savā darbā un jāievēro ētika, kā arī zinoša atlase, izvēloties arhīva kvalitātes preces. Arhīvisti vienmēr cenšas arhivēt noderīgus priekšmetus un cenšas rūpīgi izvēlēties vēsturiskos materiālus.
Ir divi galvenie arhivēto kolekciju veidi: apgrozībā esošās un necirkulējošās. Kolekcijas, kas nav apgrozībā, var tikt arhivētas noteikta uzņēmuma vai organizācijas ietvaros. Apgrozībā esošās vēsturiskās kolekcijas tiek izstādītas sabiedrībai, taču parasti tās tiek rūpīgi saglabātas, lai tās nevarētu tieši pieskarties. Arhivāri netērē visu savu darba laiku materiālu arhivēšanai, bet parasti viņiem regulāri jāapmeklē sanāksmes un nozares pasākumi. Arhivārs bieži vien vada personālu, lai palīdzētu viņam reģistrēt un saglabāt vēsturiskos dokumentus.
Arhivāra pienākumus var salīdzināt ar bibliotekāru pienākumus, jo abu veidu informācijas speciālisti var vākt, saglabāt un izlikt materiālus organizētai publiskai vai privātai piekļuvei. Arhivāru un kuratoru darba pienākumi ir līdzīgi arī ar to, ka viņi abi mēdz strādāt ar daudz dažādu formu, izmēru un kategoriju materiāliem. Tomēr arhivāri materiālus apraksta daudz savādāk nekā bibliotekāri; tie parasti strādā arī ar audiovizuālajiem formātiem, ar kuriem kuratori parasti nedarbojas.