Fotoattēlu arhivārs parasti ir atbildīgs par fotogrāfiju grupas organizēšanu tā, lai tā būtu visaptveroša un jēgpilna. To var paveikt vairākos dažādos veidos, un tas var ietvert hronoloģisku secību un fotoattēlu sakārtošanu kategorijās, pamatojoties uz objektu vai fotogrāfu. Kad organizācija ir pabeigta, arhivārs bieži ir atbildīgs par to, lai dažādu attēlu nozīme un mērķis tiktu fiksēts, apkopojot ierakstus un katra attēla apzīmējumus. Fotoattēlu arhivārs var strādāt arī digitālā datu nesējā, izmantojot digitālās fotogrāfijas un datora failus, lai jēgpilni un efektīvi sakārtotu datus.
Fotoarhivāra pienākumi un pienākumi var nedaudz atšķirties atkarībā no darba devējas organizācijas īpašajām vajadzībām. Tomēr kopumā arhivāra darbs bieži sākas ar vairāku fotogrāfiju vākšanu un kārtošanu, kas ir daļa no kolekcijas. Šis sākotnējais uzdevums var būt neticami sarežģīts, ja grupai ir tūkstošiem vai pat miljoniem fotogrāfiju, kas ir jāarhivē un jāpadara pieejamas.
Pareiza fotoarhivāra organizēšana bieži vien ietver ne tikai dažādu fotogrāfiju apvienošanu, bet arī labākā to pasūtīšanas veida noteikšanu. Tas var būt atkarīgs no tā, kā organizācija vēlas arhivēt fotoattēlus, lai gan hronoloģiskā secība ir diezgan izplatīta. Tomēr var būt grūti noteikt pareizu fotogrāfiju hronoloģiju, tāpēc var izmantot papildu metodes. Fotogrāfijas var tikt sakārtotas, pamatojoties uz attēlu objektiem vai personu, kas uzņēma fotoattēlu, vai sakārtotas pēc vairākām kategorijām ar atšķirīgu svarīguma līmeni.
Kad attēli ir pareizi sakārtoti, fotoarhivārs parasti nosaka to nozīmi vai mērķi. Apkopotajiem attēliem, piemēram, var pievienot apzīmējumus, kas norāda, kas uzņēmis katru fotoattēlu un katras fotogrāfijas tēmu. Lai to paplašinātu, var sniegt papildu informāciju, bieži sniedzot sīkāku informāciju par fotografētā objekta nozīmi vai tā mērķi. Tas nodrošina, ka arhīvā esošie attēli arī turpmāk būs nozīmīgi.
Fotoarhivārs var strādāt arī ar digitālajām fotogrāfijām, kārtojot un pievienojot tām apzīmējumus digitālā datu nesējā. To var izdarīt tikai datorā, arhīvam pievienojot piezīmes digitālajiem failiem, sakārtojot attēlus dažādās apakšmapēs un saglabājot fotoattēlus cietajā diskā. Šāda arhivēšana var ietvert arī ārējos datu nesējus, tostarp papildu atmiņas ierīču vai multivides disku izmantošanu. Tādējādi tiek nodrošināts, ka attēlu un apzīmējumu ieraksts foto arhivāram tiek saglabāts gan rezerves kopijā, gan oriģinālā.