Dokumentācijas speciālists ir profesionālis, kura galvenais darbs ir vai nu izveidot vai pārvaldīt dokumentus, vai arī abus. Tas var ietvert procesu, projektu un procedūru dokumentēšanu, izmantojot vairākus nesējus. Tas var ietvert arī dokumentu vākšanu no vairākām ieinteresētajām personām un to apvienošanu vienā izmantojamā failā vai dokumentā. Šādas dokumentācijas mērķis var būt no vēsturiskas intereses līdz uzņēmējdarbības prakses noteikšanai līdz valdības prasībām.
Daudzos gadījumos dokumentācijas speciālists ir persona, kas faktiski veic dokumentēšanu. Tas var nozīmēt politikas un procedūru rokasgrāmatu rakstīšanu, pamatojoties uz pašreizējo praksi, vai arī lietotāja rokasgrāmatas izveidi, kurā dokumentēts, kā produkts ir jāizmanto vai jāsamontē. Tas varētu nozīmēt arī darbības un saziņas laika grafika izveidi, ja procesu nosaka regulatīvās iestādes vai ja tas potenciāli varētu ietvert strīdu vai tiesas prāvu. Tas varētu nozīmēt arī notikumu un notikumu dokumentēšanu vēsturiskam ierakstam.
Piemēram, apsveriet uzņēmumu, kuram ražošanas procesa laikā jāveic īpaši drošības pasākumi. Dokumentācijas speciālists varētu būt atbildīgs par procesa pareizu pabeigšanu un pēc tam tāda dokumenta izveidi, kurā darbiniekiem ir norādīts, kā soli pa solim atkārtot procesu. Šis darbs palīdz apmācībā, kā arī palīdz parādīt regulējošām iestādēm, ka uzņēmums cenšas ievērot pareizu procedūru.
Saistībā ar dokumentu rakstīšanu vai to vietā dokumentācijas speciālists var būt atbildīgs par notikumu un procesu ierakstīšanu, izmantojot nekustīgu vai video fotogrāfiju. Tas var ietvert negadījumā cietušas automašīnas attēlu uzņemšanu, lai dokumentētu zaudējumus saistībā ar apdrošināšanas prasību vai tiesas prāvu. Tas var ietvert arī īpaša notikuma vai procedūras filmēšanu, lai to varētu precīzi attēlot, nepaļaujoties uz cilvēka atmiņu.
Cits dokumentācijas speciālists ir tas, kurš apkopo nepieciešamos dokumentus no citiem. Piemēram, ja uzņēmums ir mēģinājis iekasēt naudu no klienta un apsver tiesvedību, dokumentācijas speciālists var tikt lūgts sastādīt sākotnējo pirkuma līgumu, visus piemērojamos rēķinus un visus e-pasta ziņojumus vai citus paziņojumus, kas ir nosūtīti vai apmainīti. ar attiecīgo klientu. Šāda veida speciālists var arī izveidot neatkarīgus dokumentus, kas sniedz papildu informāciju vai apraksta, kā dokumenti iegūti.
Svarīgi atzīmēt, ka šo terminu nevajadzētu jaukt ar terminu dokumentu speciālists. Dokumentācijas speciālists veido vai komplektē dokumentus ar konkrētu mērķi, lai izsekotu informācijai vai kaut ko pierādītu. Dokumentu speciālists ir persona, kas strādā ar esošiem dokumentiem un var veikt lielu skaitu darbu, sākot no ierēdņiem kopēšanas veikalā līdz rokraksta ekspertiem, kas autentificē vēsturiskus dokumentus.