Dotāciju pārvaldnieks strādā dažādās organizācijās, tostarp bezpeļņas organizācijās, sociālo pakalpojumu aģentūrās un izglītības iestādēs. Parastie lomas pienākumos ietilpst grantu programmu plānošana un īstenošana, grantu izpētes veikšana, grantu priekšlikumu rakstīšana, grantu pieteikumu sagatavošana, grantu atbilstības audits un grantu pārskatu sagatavošana un izsniegšana. Vairumā gadījumu dotāciju vadītājs atskaitīsies kāda veida direktoram, piemēram, centra direktoram sociālā dienesta aģentūrā. Tomēr lielākā darba daļa ietver potenciālo dotāciju identificēšanu, kas ir visnoderīgākās organizācijas vispārējai misijai un mērķiem. Saziņa ar organizācijām, kas piešķir dotācijas, ir arī galvenais uzdevums, kas ir dotāciju pārvaldnieka kompetencē.
Pirmkārt un galvenokārt, dotāciju pārvaldniekam būs jāizpēta pieejamās dotācijas un precīzi jānosaka tie, ko organizācija var izmantot. Pieejamo grantu un to pielietojamības organizācijas misijai izpētei nepieciešama gan efektīva metodoloģija, gan analītisks process. Abu šo prasību efektīva līdzsvarošana bieži vien nosaka panākumus amatā. Kad dotācija ir identificēta, dotāciju pārvaldniekam būs jāiesniedz pieteikums, kas efektīvi parāda, ka organizācija spēj saprātīgi izmantot dotāciju un veikt izmaiņas, ko dotācijas ir paredzējušas ietekmēt. Turklāt citos gadījumos, kad dotācijas nav viegli pieejamas, ir jāizstrādā dotāciju priekšlikumi, kas ne tikai identificē vajadzību, bet arī formulē plānu, kuru dotācija palīdzēs īstenot.
Kad dotācija ir piešķirta, dotāciju pārvaldnieks ir atbildīgs par to, lai nodrošinātu atbilstību dotācijas specifikācijām un prasībām. Dotāciju piešķiršana parasti tiek veikta, pamatojoties uz īpašu piešķirto līdzekļu izlietojumu, kā arī paredzamajiem finansētās programmas atskaites punktiem. Šī atbildība, kas gulstas uz dotāciju pārvaldnieku, ietver šo specifikāciju, prasību un atskaites punktu paziņošanu, kā arī regulāru izpildi, lai nodrošinātu atbilstību. Progresa paziņošana, izmantojot klātienes sanāksmes un ziņojumus par dotācijām, ir daļa no šī procesa. Bieži vien tas tiek panākts, piešķirot piešķirošās organizācijas apmeklējumiem uz vietas, kā arī sagatavotiem ziņojumiem, kas var koncentrēties uz budžeta problēmām un progresa dokumentēšanu.
Turklāt iekšējai atbildībai ir nepieciešams atsevišķs dotāciju ziņojumu kopums. Šādi ziņojumi parasti tiek sagatavoti, lai detalizēti aprakstītu katru dotāciju atsevišķi, kā arī visas dotācijas kopā. Pēc tam šie ziņojumi tiek iesniegti dotāciju pārvaldnieka vadītājam, bieži vien kopā ar prezentāciju, kurā sīki izklāstīts katrs iesniegtais ziņojums. Lai izdotu šādus ziņojumus, dotāciju pārvaldītājam ir efektīvi jāpierāda, ka viņš vai viņa atbildīgi veic nepieciešamos pienākumus.