Vadītāja palīgs velta savu karjeru, lai palīdzētu uzņēmuma amatpersonai, parasti sniedzot profesionālu padomu un administratīvā atbalsta kombināciju. Lai gan ar darbu saistītie pienākumi atšķiras atkarībā no konkrētajā uzņēmumā valdošās kultūras, ir daži pamatuzdevumi, ko veic visi asistenti. Lielākā daļa no tiem ir saistīti ar sekretāra darbu, plānošanu un kontaktu pārvaldību. Daudzi vadītāji uzlūko savus palīgus kā ideju, ieteikumu un konfidenciālas palīdzības meklētājus, un viņi palīdz it visā, sākot no kopēšanas līdz preses brīfingiem.
Hierarhija
Uzņēmumi ar vadītāju palīgiem parasti katram vadītājam piešķir vienu palīgu. Asistents ir atbildīgs par to uzdevumu veikšanu, kurus deleģējis izpilddirektors, kurš darbojas kā viņa tiešais vadītājs. Daudzos gadījumos asistentiem ir galdi tieši ārpus viņu vadītāju birojiem, lai tie būtu pēc iespējas pieejami.
Izpildvaras palīgi parasti atbild tikai savam nosauktajam priekšniekam. Viņi darbojas kā šīs personas uzticības persona un biroja palīgs. Visu, kas jāizdara izpildvarai, dara palīgs. Viņi var pavadīt savu vadītāju uz biznesa sanāksmēm un ir atbildīgi par citu dalībnieku informācijas uzzināšanu. Atkarībā no vadītāja vajadzībām asistenti var ierasties arī korporatīvajos braucienos. Šajā amatā asistents parasti ir atbildīgs par izpilddirektora grafika pārvaldību, sanāksmju organizēšanu un to, ka viņš vai viņa ir izlasījis pareizo instruktāžas materiālu un ir gatavs sniegt visas nepieciešamās prezentācijas vai piezīmes.
Kancelejas pienākumi
Ne viss darbā ir tik krāšņi kā ceļojumi un augsta līmeņa tikšanās. Daudzi no izpildvaras palīga ikdienas uzdevumiem ir lietvedības raksturs. Asistenti parasti ir atbildīgi par sava priekšnieka dokumentu kārtošanu. Tas ietver pastu, starpbiroju korespondenci un pamata dokumentāciju. Asistentu var arī aicināt pārvaldīt kalendāru, sekot līdzi tikšanās laikiem, oficiālajām tikšanās reizēm un svarīgiem kontaktiem.
Vadības prasības
Atkarībā no uzņēmuma struktūras un lieluma izpildvaras palīgam var būt viens vai vairāki asistenti, kas palīdz ar darba slodzi. Tie parasti ir sekretāri vai vairāk sākuma līmeņa lietvedības darbinieki. Izpildvaras palīgs parasti ir atbildīgs par savu uzdevumu pārvaldību un uzdevumu deleģēšanu viņiem pēc vajadzības.
Vairumā gadījumu uzņēmuma vadītājam ir maz vai nav nekādas teikšanas par viņa vai viņas palīga izveidoto sekretariāta struktūru. Lēmumi par disciplīnu, uzslavām un paaugstinājumiem bieži tiek atstāti asistenta ziņā, bieži vien konsultējoties ar uzņēmuma cilvēkresursu nodaļu.
Apmācība un pieredze
Lai nodrošinātu izpildvaras palīga darbu, parasti ir nepieciešama apmācība un praktiskā pieredze. Kopumā vadītāji sagaida, ka viņu palīgi ir uzņēmuma politikas un procedūru eksperti, kā arī lietpratīgi biroja pamatfunkcijās. Nav nekas neparasts, ka darbinieks kļūst par izpildvaras palīgu pēc tam, kad strādājis citā amatā uzņēmuma struktūrā. Piemēram, daudzi zemāka līmeņa sekretāri pēc vairāku gadu spēcīgas darba izpildes iegūst izpildvaras asistenta statusu.
Lielākā daļa uzņēmumu dod priekšroku tam, lai asistentiem būtu kāda veida grāds. Kursi vadībā, cilvēkresursos vai pat socioloģijā var būt izdevīgi, taču parasti pietiek ar to, ka ir kāds grāds. Korporatīvās nomas vadītāji bieži vien uzskata koledžas izglītību vairāk par prestiža un vispārējā intelekta zīmi, nevis par konkrētu ar darbu saistītu zināšanu avotu.
Tomēr tas nenozīmē, ka, lai kļūtu par izpildvaras palīgu, ir nepieciešams koledžas grāds. Daudzos gadījumos pieredze ir svarīgāka par formālo izglītību. Lai gan uzreiz pēc vidusskolas var būt grūti pieņemt darbā vadošā amatā, kāds, kuram ir tikai vidusskolas diploms un kurš vairākus gadus ir strādājis par atbalsta personālu korporatīvajā vidē, var būt vispievilcīgākais kandidāts. Uzņēmumi bieži vien vairāk interesējas par to, cik labi kandidāts var veikt darbu, nevis CV norādītās skolas.
Prestižs un priekšrocības
Izpilddirektoru palīgi parasti tiek uzskatīti par zināmā mērā eliti, vismaz attiecībā uz atbalsta personālu. Viņiem mēdz būt privilēģijas, kuras nedala citi administratīvie palīgi gan resursu, gan algas ziņā. Dažos uzņēmumos izpildvaras palīgs ar ilgu darba stāžu var būt tiesīgs piedalīties pensiju programmās vai citās privilēģijās, kas nav pieejamas darbiniekiem, kuri ieņem mazākus amatus.
Attiecības ar personīgajiem asistentiem
Dažos gadījumos izpildvaras palīgi var veikt arī noteiktus personiskus pienākumus, piemēram, uzņemt ķīmisko tīrītāju vai organizēt atvaļinājuma pasākumus ģimenes mājdzīvniekam. Tomēr tie nav normāli darba pienākumi. Lielāko daļu laika šāda veida darbi, kas nav saistīti ar biroju, ir personīgā asistenta uzdevumi. Var būt viegli sajaukt personīgos un izpildvaras palīgus, lai gan viņu darbs ir tehniski atšķirīgs. Izpildvaras palīga vienīgā oficiālā loma ir palīdzēt priekšniekam gūt panākumus darbā. Savukārt personīgais asistents parasti ir atbildīgs par to, lai palīdzētu svarīgai personai kopumā organizēt savu dzīvi gan personiski, gan profesionāli.