Administratīvais asistents ir persona, kas sniedz visaptverošu vadības atbalstu, parasti korporatīvajā vai uzņēmējdarbības vidē. Viņš var strādāt tikai vienam vadītājam vai apkalpot izpildvadītāju komandu. Viņa darbs ir daudzpusīgs un parasti prasa priekšzīmīgas organizatoriskās prasmes.
Tradicionāli tiek uzskatīts, ka šim amatam ir daudz vairāk pienākumu un atbildības nekā sekretāram vai administratīvajam asistentam. Lai gan sekretāra prasmes ir svarīgas, lai būtu veiksmīgs izpildvaras administratīvais asistents, darbs parasti ietver arī izpildvaras ikdienas biznesa lietu kārtošanu. Šī darba pienākumi parasti var būt arī personiskā palīdzība.
Kompetenta izpildvaras administratīvā asistenta galvenais mērķis parasti ir nodrošināt, lai vadītāja biznesa dzīve ritētu vienmērīgi un efektīvi. Tas parasti prasa izcilas laika pārvaldības un projektu prioritāšu noteikšanas prasmes. Administratīvajam asistentam parasti ir ikdienas piekļuve sava priekšnieka kalendāram, lai viņi varētu savstarpēji plānot sanāksmes, braucienus un sociālās tikšanās.
Administratīvais asistents parasti ir pirmais kontakts ar vadītāju profesionālajā saziņā. Viņš parasti ir saikne starp izpildvaru un zemāko vadību. Ja ārējiem klientiem vai pārdevējiem ir nepieciešams sazināties ar vadītāju, šis palīgs parasti pārbauda tālruņa zvanus, e-pastus, neplānotus apmeklētājus un organizē tikšanās, kas atbilst viņa priekšnieka vēlmēm.
Izpildvaras administratīvā asistenta papildu pienākumos bieži ietilpst ceļojumu un viesnīcu organizēšana, finanšu un korporatīvās darbības pārskatu sagatavošana, zemāka līmeņa atbalsta personāla apmācība un vadīšana. Personai, kas ieņem šo amatu, bieži ir jāsagatavo piezīmes starpnodaļu saziņai. Regulāra politiku un procedūru pārskatīšana un iespējamo izmaiņu apspriešana tajās parasti ir daļa no izpildvaras un izpildvaras administratīvā asistenta attiecībām.
Klientu un klientu apmierinātība parasti ir augsta prioritāte personai, kas veic šo darbu. Spēja efektīvi sazināties ar visa veida personībām ir līdzvērtīga panākumiem. Diplomātija un šarms bieži vien ir vajadzīgas, lai atvieglotu delikātas situācijas, kas var rasties plānošanas konfliktu, nepareizas komunikācijas vai būtisku rakstura atšķirību dēļ.
Lai būtu kompetents administratīvais asistents, parasti ir nepieciešamas izcilas datorprasmes. Ļoti augstu tiek vērtētas arī teksta apstrādes prasmes. Asistentu parasti aicina viņa priekšnieks, nevis pētniecības konkurenti, pārdevēji un ceļojumu galamērķa ērtības un iespējas. Liela daļa viņa korporatīvās komunikācijas parasti ietver e-pasta un elektroniskās ziņojumapmaiņas pakalpojumus.
Parasti šim amatam nav nepieciešams koledžas grāds, taču parasti ir nepieciešams vidusskolas diploms vai līdzvērtīgs sertifikāts. Noderīgi ir datordarbu, sabiedrisko attiecību vai biroja vadības kursi, kā arī administratīvā vai izpildvaras atbalsta pieredze.
SmartAsset.