Ir daži dažādi veidi, kā sagatavot anketas pavadvēstuli, taču gandrīz visos gadījumos vēlēsities iekļaut projekta ievadu, iemeslu, kāpēc jūs lūdzat informāciju, un īsu kopsavilkumu par to, ko jūs darīsit. savāktie dati; parasti ir arī laba ideja norādīt iemeslu vai skaidrojumu, kas var mudināt cilvēkus turpināt un atbildēt uz visiem jautājumiem. Instrukciju un īpašu norādījumu iekļaušana parasti ir arī laba ideja, un var būt noderīgi norādīt arī tālruņa numuru vai adresi, ar kurām cilvēki var sazināties, lai iegūtu plašāku informāciju. Vēstules vispārējais formāts var būt formāls vai gadījuma raksturs atkarībā no auditorijas un tēmas, lai gan daudzi cilvēki izvēlas vairāk biznesa vēstules formāta. Tas var palīdzēt paketei izskatīties oficiālai, vienlaikus nodrošinot pārliecību un profesionalitāti visam projektam.
Izprotiet vēstules mērķi
Bieži vien ir laba ideja veltīt dažus mirkļus, lai pārdomātu savu anketu un tās mērķus, pirms sēsties rakstīt pavadvēstuli. Vēlēsities apsvērt, kāpēc vispirms sūtāt jautājumus, kā arī to, kas tos saņem. Ja visi, kas saņems anketu, to gaida, varat pieņemt, ka esat mazliet vairāk pazīstams, nekā tas būtu piemērots saņēmējiem, kuri ir vairāk vai mazāk nejauši vai kuri ne vienmēr pazīst jūs, jūsu uzņēmumu vai projektu vietnē visi.
Norādiet pamatinformāciju
Kad esat pārdomājis auditoriju un to, kā saņēmēji, visticamāk, skatīs materiālus, ir pienācis laiks sākt. Lielākā daļa vēstuļu rakstītāju sāk ar ļoti pamatinformāciju, tostarp datumu, jūsu vārdu un adresi, kā arī uzņēmuma, kas pasūta aptauju, kontaktinformāciju. Daži uzņēmumi paši raksta anketas, un tādā gadījumā to, protams, var izlaist; Tomēr gadījumā, ja aptauja ir noslēgta ar līgumu, šīs detaļas parasti ir svarīgas jau pašā sākumā. p>
Ieskicējiet projektu
Kopumā ir laba ideja izmantot pirmo rindkopu, lai iepazīstinātu ar sevi un pasūtītāju. Iekļaujiet informāciju par filozofiju un perspektīvām, lai palīdzētu iepazīstināt saņēmēju ar uzņēmuma mērķiem un projekta darbības jomu. Pēc tam nākamajā rindkopā ievadiet pašu anketu. Izmantojiet šo vietu, lai izskaidrotu mērķus un iemeslus, kāpēc tas ir pasūtīts. Ja uzņēmums vēlas izstrādāt jaunus produktus, saņemt atsauksmes vai izstrādāt politiku, informējiet respondentu. Ir arī svarīgi apspriest, kā atbildes tiks izmantotas un vai tās tiks saglabātas konfidenciālas.
Sniedziet norādījumus
Trešajā rindkopā jāiekļauj informācija par to, kā aizpildīt anketu, un visi attiecīgie norādījumi. Tas ietver jebkuru atbildes sniegšanas laika ierobežojumu, anketas atgriešanas veidu un anketas formāta veidu. Ja visa anketa vai daļa no tās ir tiešsaistē, noteikti norādiet pareizo tīmekļa adresi un visas nepieciešamās paroles vai lietotāja kodus.
Iespējams, vēlēsities arī izrunāt dažus teikumus, lai apspriestu, kāda veida atbildes jūs meklējat un ko adresāti var darīt, ja vēlas sniegt papildu informāciju vai atsauksmes. Varat paskaidrot, vai aptaujā ir vairākas izvēles iespējas vai, piemēram, ir nepieciešamas detalizētas atbildes. Kādā brīdī parasti ir arī jānorāda, ka aptaujas atgriešana kalpo kā piekrišana izmantot sniegto informāciju.
Izteikt atzinību
Pēdējo rindkopu parasti izmanto, lai izteiktu atzinību par adresāta atbildi. Apzināties laiku, kas respondentam būs vajadzīgs, lai aizpildītu un atgrieztu anketu, parasti ir laba ideja, un, ja ar aizpildītajiem iesniegumiem ir saistītas balvas vai zīmējumi, šis var būt piemērots brīdis, lai informētu respondentus par tiem.
Lielākā daļa cilvēku beidz anketas pavadvēstuli ar noslēgumu, piemēram, “Ar cieņu”, un parasti šeit ir jāatkārto savs vārds un amata nosaukums. Kad esat pabeidzis, pārbaudiet, vai dokumentā nav pareizrakstības un gramatikas kļūdu, pārlasiet to un sagatavojiet izplatīšanai.