Balss pasta kastes ir ziņojumu konti datorizētā balss ziņojumapmaiņas sistēmā. Kad balss pasta lietotājs saņem tālruņa zvanu un zvanītājs nolemj atstāt ziņojumu, ziņa tiek ierakstīta un saglabāta, līdz lietotājs nolemj to izgūt un pēc tam izdzēst vai saglabāt. Lai gan vārds “kaste” var mudināt cilvēkus vizualizēt fizisku konteineru, kurā var ievietot ziņojumus, tas tā nav. Tā vietā “lodziņš” tiek lietots tikai, lai apzīmētu noteiktu sistēmas daļu, kas ieraksta un saglabā balss pastu. Balss pasta kastītes parasti ir aizsargātas ar parolēm vai piekļuves kodiem, lai nodrošinātu privātumu, un parasti tās nodrošina ierobežotu ziņu glabāšanas ietilpību.
Ja persona saka, ka viņam ir jāpārbauda balss pasta kastīte, tas parasti nozīmē, ka viņam ir jāzvana uz tālruņa numuru vai jāpiesakās vietnē, lai noklausītos ierakstītās balss ziņas, ko zvanītāji viņam atstājuši datorizētā sistēmā. Šīs datorizētās sistēmas daļa, kas ir rezervēta tikai viņam un viņa ziņojumiem, ir tā, ko cilvēki dēvē par balss pasta kastīti. Nav fiziskas kastes, kurai persona varētu piekļūt, lai izgūtu šāda veida ziņojumus. Tomēr šī pastkaste darbojas kā viņa balss ziņojumu glabāšanas vieta, tāpat kā parastā pastkaste nodrošina vietu pasta sūtījumu glabāšanai un izgūšanai.
Parasti balss pasta lietotājs izveido paroli ziņojumu izgūšanai no sava balss pasta kastītes. Paroles aizsardzība kalpo diviem galvenajiem mērķiem. Pirmkārt, tas nodrošina balss pasta uzņēmuma organizācijas sistēmu — lietotājvārdu un paroļu kombinācijas ļauj uzņēmumam katram lietotājam nodalīt noteiktas jomas, ļaujot tiem tieši piekļūt saviem ziņojumiem. Otrkārt, prasība, lai personai būtu parole, lai piekļūtu viņa ziņojumiem, palīdz nodrošināt privātumu. Kamēr viņš neizpauž savu paroli nevienam citam, tas viņam ļauj saglabāt savu kontu un ziņojumus privātus.
Interesanti, ka balss pasta kastēm bieži ir ierobežota ietilpība. Tādā veidā tās ir līdzīgas parastajām pastkastēm. Balss pasta kastēs parasti pietiek vietas tikai noteiktam minūšu vai stundu skaitam ziņojumu. Ja persona pārsniedz viņa ziņām atvēlēto vietu, viņa zvanītāji var saņemt ierakstītu ziņojumu, kas informē, ka balss pasta lietotāja pastkaste ir pilna. Lai zvanītāji varētu atstāt papildu ziņojumus, lietotājam parasti ir jāizdzēš daži no sistēmā saglabātajiem ziņojumiem.