Lielākajai daļai uzņēmumu ir jārisina naudas plūsma, un, lai sekotu līdzi norēķiniem un ienākumu plūsmām, var izmantot rēķinus. Rēķins ir rēķins, kurā norādīti sniegtie pakalpojumi vai iegādātie produkti un to kopējās izmaksas. Tie var nākt no ārējiem uzņēmuma pārdevējiem vai arī tie var tikt izsniegti no uzņēmuma citiem uzņēmumiem vai klientiem. Rēķinu grāmata ir veids, kā sakārtot un uzglabāt visus šos rēķinus. Ir daudz iemeslu, kāpēc uzņēmums var glabāt rēķinus, tostarp nodokļu vajadzībām, naudas plūsmas analīzei un uzskaitei.
Rēķinu grāmatiņas uzturēšanai ir daudz priekšrocību. ASV un dažos citos reģionos daži uzņēmumi, iesniedzot nodokļus, var atskaitīt daudzus no saviem pirkumiem visa gada garumā. Kad tas būs izdarīts, pastāv iespēja, ka uzņēmumiem būs jāpierāda, ka šie pirkumi ir veikti un ka ir samaksāta noteikta summa. Vēl viens labs laiks, lai rēķinu ierakstus sakārtotu rēķinu grāmatā, ir naudas plūsmas analīze. Lielākā daļa uzņēmumu pārbaudīs naudas plūsmu reizi ceturksnī, un rēķini var parādīt, kur nauda iet un no kurienes.
Vispārējā uzskaite ir visizplatītākais iemesls rēķinu grāmatiņas kārtošanai. Reizēm var būt nepieciešams parādīt pārdevējam, kas ir samaksāts, vai klientam, kas nav samaksāts. Šīs grāmatas var sakārtot jebkurā veidā, kas atbilst uzņēmuma vajadzībām. Ja rodas nepieciešamība, rēķinu novietošana ērtā vietā var palīdzēt izvairīties no neskaidrībām vai strīdiem.
Daudzi uzņēmumi izmanto elektronisko rēķinu programmatūru. Tas var darboties daudzos veidos un atkal ļauj uzņēmumam sakārtot un saturēt rēķinus tiem piemērotā veidā. Elektroniskā uzskaite var ietaupīt laiku un vietu, un parasti ir pieejami dažādi programmatūras veidi dažādos cenu diapazonos.
Vēl citi uzņēmumi izmanto gan papīra, gan elektroniskos rēķinus. Rēķinu grāmatā var būt papīrs, ko sauc arī par fiziskajiem rēķiniem. Iespējams, ka elektroniskajās grāmatās ir skenētas šo rēķinu kopijas vai arī tajās iegūtie dati var būt vienkārši ievadīti un sakārtoti ātrai izpētei. Abiem ir priekšrocības, un tomēr uzņēmums izvēlas glabāt savus rēķinus pilnībā atkarībā no tā vajadzībām.
Daži uzņēmumi katru dienu var izmantot daudzus rēķinus. Daudzas reizes šie rēķini ir mazāki, un rēķinu grāmatā var ievietot vairāk. Parasti uzņēmumam ir ieteicams glabāt rēķinus no trim līdz septiņiem gadiem. Tādējādi var izveidoties vairākas grāmatu kaudzes, kuras var glabāt pilnīgi atsevišķā uzskaites telpā vai ēkā.
SmartAsset.