Iepirkumu plānošana ir process, ko uzņēmumi vai iestādes izmanto, lai plānotu iepirkuma darbību noteiktam laika periodam. Tas parasti tiek pabeigts budžeta veidošanas procesā. Katru gadu departamentiem ir jāpieprasa budžets personālam, izdevumiem un pirkumiem. Šis ir pirmais solis iepirkumu plānošanas procesā.
Pēc tam tiek pārskatīti visu nodaļu budžeti, un organizācijā, kas ir apņēmusies plānot iepirkumus, grāmatveži pavada laiku, lai atrastu kopējas iepirkumu prasības. Pamatojoties uz iesniegtajiem budžetiem, viņi var likt departamentiem strādāt ar centrālo iepirkumu, lai apvienotu plānotos izdevumus konkrētām precēm. Šis process vislabāk darbojas organizācijā, kas ir apņēmusies samazināt izmaksas. Problēmas, kas saistītas ar piegādes datumiem, līguma ievērošanu un klientu apkalpošanas jautājumiem, ir jāatrisina iekšēji pirms līguma noslēgšanas.
Iepirkuma primārā koncepcija ir tāda, ka uzlabota plānošana, plānošana un grupu pirkšana ļaus ietaupīt izmaksas, efektīvāk veikt uzņēmējdarbību un tādējādi palielināt rentabilitāti. Iepirkuma plānošanas pamatā ir četri soļi: grupu pirkšana, piegāde tieši laikā, vienota lielapjoma cena un samazinātas administratīvās izmaksas.
Grupas pirkšana ir process, kurā tiek apvienotas kopējās resursu prasības dažādām nodaļām un izveidots viens pirkšanas pasūtījums. Nodaļas var fiziski atrasties dažādās ēkās ar piegādes datumiem, daudzumiem un nosacījumiem, kas norādīti pirkuma pasūtījumā. Šāda prakse ir arvien izplatītāka valdības un valsts sektora uzņēmumos, kur vienu un to pašu preci var iegādāties dažādām iestādēm.
Piegāde tieši laikā ir galvenā iepirkumu plānošanas sastāvdaļa. Saskaņā ar šo modeli uzglabāšanas izmaksas sedz piegādātājs. Viņi ir atbildīgi par to, lai iegādātie materiālu daudzumi būtu gatavi un pieejami piegādei noteiktajos datumos un laikos. Šāda veida piegādes prasības parasti tiek apvienotas ar grupu pirkšanu, tādējādi samazinot uzglabāšanas izmaksas.
Lielapjoma cenu noteikšana un pārrunas ir ļoti svarīgas, pabeidzot iepirkuma plānošanu. Organizācijas, kas apvieno kopējo nepieciešamo daudzumu konkrētam laika periodam, var iegūt zemākas cenas, pamatojoties uz noteiktu pasūtījuma līmeni. Sarunas parasti pabeidz iepirkuma direktors vai vecākais iepirkumu aģents.
Administratīvās pieskaitāmās izmaksas ir organizācijas izmaksas par visu iepirkuma apmaksas ciklu. Tas ietver algas un atbalsta izmaksas iepirkuma personālam, rēķinu apstrādi, čeku izgatavošanu un pārdevēju pieprasījumu risināšanu. Organizēts, vadīts process novērš ievērojamu daļu no šīm izmaksām, jo par katru preci tās rodas tikai vienu reizi.
SmartAsset.