Administratīvie izdevumi ir izmaksas, kas neattiecas uz konkrētu uzņēmējdarbības jomu, piemēram, mārketingu vai ražošanu. Ir svarīgi precīzi plānot administratīvo izdevumu budžetu, jo uzņēmuma administrēšana bieži vien ir efektīvas darbības pamatā. Lai aprēķinātu administratīvos izdevumus, ir svarīgi veikt pareizu uzskaiti un ņemt vērā visus iespējamos mainīgos lielumus. Ar labiem ierakstiem izdevumu aprēķināšana ir tikpat vienkārša kā kvīšu kopsummas saskaitīšana.
Fiksētās administratīvās izmaksas ir tās, kas parasti nemainās katru mēnesi. Tas var ietvert tādas lietas kā telefona rēķini, alga vai apdrošināšanas izdevumi. Lai gan tās var periodiski mainīties, piemēram, pieņemot darbā vai zaudējot darbinieku, šīs izmaksas parasti paliek nemainīgas katru mēnesi.
Mainīgās izmaksas var ietvert dažus daļēji fiksētus izdevumus, piemēram, gāzes vai elektrības rēķinus. Lai gan tie var nedaudz atšķirties no mēneša uz mēnesi, tie parasti paliks tuvā diapazonā. Lai pareizi uzskaitītu daļēji fiksētās izmaksas, mēģiniet izveidot vidējās mēneša izmaksas, saskaitot gada izmaksas un dalot ar 12. Tas sniegs jums adekvātu priekšstatu par ikmēneša vai ceturkšņa izdevumiem.
Piegādes vajadzības ik pa laikam var mainīties, izraisot atšķirības administratīvajos izdevumos. Piegādes aprēķinos var iekļaut tādas preces kā papīrs, toneris vai pasta izejmateriāli, bet var ietvert arī lielākus pirkumus, piemēram, jaunus datorus, biroja mēbeles vai gāzi uzņēmuma transportlīdzekļiem. Laba uzskaite ir ļoti svarīga, lai sekotu līdzi gan piegādes pasūtījumu izmaksām, gan regularitātei. Vienkārša izklājlapas faila saglabāšana, kurā norādīts pirkuma veids, pirkuma datums un izmaksas, palīdzēs viegli apkopot piegādes izdevumus.
Daudziem uzņēmumiem noteiktiem mērķiem būs daži diskrecionāri administratīvie līdzekļi. Tie var ietvert līdzekļus apmācībām vai semināriem, svētku ballītēm, prēmijām vai darbinieku pakalpojumiem, piemēram, tirdzniecības automātiem. Rūpīga budžeta iestatīšana diskrecionāriem izdevumiem var palīdzēt saglabāt izdevumus atbilstoši, vienlaikus nodrošinot darbaspēkam labākās iespējas.
Uzņēmumi dažreiz savos administratīvajos izdevumos var iekļaut arī sliktu maksājumu aizsardzību. Diemžēl gandrīz katrs uzņēmums laiku pa laikam nonāk pie viltota čeka vai krāpnieciska darījuma saņemšanas. Gadījumos, kad kriminālvajāšana ir nepraktiska vai neiespējama, slikti maksājumu līdzekļi var palīdzēt novērst peļņas normu novirzes.
Kad administratīvie izdevumi ir precīzi aprēķināti un salīdzināti ar peļņu, kļūst viegli saprast, kur var samazināt vai paplašināt. Zinot, vai ir izdevīgi nolīgt citu strādnieku, meklēt lētākas preces vai modernizēt datorsistēmas, to visu var saprast vienā mirklī, pārbaudot budžetu un administrācijas izdevumus. Eksperti iesaka, ka labai administratīvo izdevumu uzskaitei vajadzētu būt ikdienas uzdevumam, kas tiek regulāri pārraudzīts un pārbaudīts, lai atrastu iespējamos uzlabojumus.