Cik ilgi man vajadzētu glabāt papīra kvītis?

Ja kvīts tiks izmantota, lai iesniegtu prasību par nodokļiem, tā ir jāsaglabā, līdz beidzas noilguma termiņš ar nodokļiem saistītām tēmām. Amerikas Savienotajās Valstīs nodokļu maksātājiem ir trīs gadi, lai godprātīgi labotu savus nodokļus, bet Iekšējo ieņēmumu dienestam ir seši gadi, lai apstrīdētu iepriekšējo gadu iesniegumus. Papīra čekus šajos gadījumos vēlams glabāt septiņus gadus, tāpēc nepieciešamības gadījumā tie būs pieejami. Tas ietver visus pierādījumus par ienākumiem, pirkumiem, izdevumiem un ieguldījumiem.

Papīra kvītis par iemaksām pensiju kontos būtu jāsaglabā mūžīgi, lai nodrošinātu noguldījumu pierādījumu. Tāpat var būt ieteicams glabāt papīra čekus par kredīta maksājumiem uz visiem laikiem vai līdz brīdim, kad aizdevums ir pilnībā apmaksāts un aizdevējs ir izsniedzis vēstuli par to. Pirkumiem, piemēram, akcijām un aktīviem, pircējiem ir jāsaglabā čeki, līdz viņi pārdod īpašumu, un tad viņi var atbrīvoties no dokumentācijas. Algu čeku un citu maksājumu dokumenti ir jāglabā gadu, lai pārbaudītu to atbilstību oficiālajām nodokļu deklarācijām, un tos var izmest, ja ienākumi ir pareizi deklarēti.

Ja papīra čeki nav nepieciešami, lai sniegtu informāciju par nodokļu pirkumiem vai pierādītu maksājumus, čekus par kredīta un bankas karšu darījumiem ieteicams glabāt divus mēnešus. Šīs kvītis var salīdzināt ar izrakstiem un pēc tam izmest. Ja rodas strīds, čeka oriģināls var palīdzēt atrisināt šo lietu, jo tajā būs informācija par to, kad un kur tika veikts pirkums un cik tas bija jāmaksā. Ar kases čekiem ir nepieciešams tos glabāt tikai tik ilgi, lai varētu reģistrēt izdevumus.

Darbiniekiem un citiem, kas izmanto kvītis, lai pieprasītu atlīdzību par uzņēmējdarbības izdevumiem, ir jāizgatavo savu čeku kopijas un jāsaglabā šīs kopijas, kad tās nodod oriģinālus. Ja ir radusies kļūda vai strīds ar atlīdzību, nokopētie čeki sniegs svarīgus pierādījumus. Tie var būt noderīgi arī tad, ja vadītājs sūdzas par izdevumiem, jo ​​​​darbinieks var parādīt detalizētu pēdējo izdevumu sadalījumu. Darbiniekiem šī dokumentācija jāglabā vienu gadu.