Lai kļūtu par privāto grāmatvedi, pretendentiem ir jābūt bakalaura grādam grāmatvedībā, finansēs vai uzņēmējdarbībā. Citi grādi, piemēram, maģistra grāds vai sertificēta valsts grāmatveža (CPA) iegūšana, ir noderīgi, bet nav nepieciešami. Privātajiem grāmatvežiem ir nepieciešamas spēcīgas komunikācijas prasmes, grāmatvedības pamatprasmes, organizētas darba metodes, prasme strādāt ar nepieciešamajām datorprogrammām un zināšanas par piemērojamiem likumiem.
Privāts grāmatvedis ir nodarbināts vienā uzņēmumā, lai risinātu šī uzņēmuma finanses, atšķirībā no valsts grāmatveža, kurš strādā vairākiem klientiem. Viņš analizē uzņēmuma finanses, sastāda budžetus, veic grāmatvedības auditu un ziņo par uzņēmuma finansiālo stāvokli. Lielākos uzņēmumos grāmatvežiem ir specifiski pienākumi, piemēram, nodokļi un budžeti. Privāts grāmatvedis mazā uzņēmumā var aptvert visus grāmatvedības aspektus un pat dažus grāmatvedības aspektus.
Vienīgā kvalifikācija, kas nepieciešama, lai kļūtu par privāto grāmatvedi, bieži vien ir bakalaura grāds grāmatvedībā, finansēs vai uzņēmējdarbībā, taču daudzi lielāki uzņēmumi pieņems darbā tikai grāmatvedi, kas ir CPA vai Certified Management Accountant (CMA). Lai iegūtu kādu no sertifikātiem, pretendentam ir jānokārto eksāmens un jāatbilst noteiktām izglītības prasībām. Prasības atšķiras atkarībā no reģiona.
Daudzi cilvēki vispirms iegūst maģistra grādu grāmatvedībā (MAcc) vai uzņēmējdarbības vadībā (MBA). MACC grāds sagatavo cilvēkus grāmatveža darbam, savukārt MBA sagatavo cilvēkus grāmatveža vai cita biznesa profesionāļa darbam. Šie grādi nav nepieciešami, lai kļūtu par privāto grāmatvedi, taču tie parasti palīdz pretendentam atrast labāk apmaksātu darbu. Lai pabeigtu jebkuru maģistra grādu, ir nepieciešamas aptuveni divus gadus ilgas pilna laika studijas.
Labas mutiskās un rakstiskās komunikācijas prasmes ir būtiskas. Grāmatvedim ir jāspēj izprast uzņēmuma finansiālo stāvokli un skaidri to izteikt citiem darbiniekiem, klientiem, piegādātājiem un regulējošām amatpersonām. Viņam vai viņai bieži tiek prasīts apkopot finansiālo situāciju cilvēkiem, kuri nezina finanšu nosacījumus.
Lai kļūtu par privāto grāmatvedi, cilvēkiem nav vajadzīgas augsta līmeņa matemātikas prasmes. Tā vietā viņam jāapgūst pamata grāmatvedības un precīzas organizatoriskās prasmes, kā arī praktiskās zināšanas par grāmatvedībā lietojamām datorprogrammām. Privātam grāmatvedim datorprogrammā metodiski jāievada skaitļi pareizajos laukos.
Privātam grāmatvedim ir jāsaprot arī grāmatvedības juridiskā puse. Viņam vai viņai jāzina visi piemērojamie likumi, piemēram, nodokļu tiesības un komerclikumi. Piemēram, bezpeļņas organizāciju grāmatvežiem ir nepieciešamas īpašas zināšanas par iesaistītajiem bezpeļņas likumiem. Tā kā likumi nepārtraukti mainās, privātajam grāmatvedim ir jābūt lietas kursā. Grāmatvedim arī liela daļa viņam zināmās informācijas ir jāglabā konfidenciāli.