Galvenā videokonferenču telpas izmantošana ir cilvēku savstarpēja telekomunikācija, izmantojot video un audio pārraides. Videokonferences zvans atšķiras no videotelefona zvana, jo tajā ir iesaistīta cilvēku grupa, nevis divas atsevišķas personas. Tā kā ir iesaistīti vairāki cilvēki, bieži vien cilvēkiem, kas piedalās telekomunikācijās, būs jāizmanto videokonferenču telpa. Šī telpa ir atbilstoši jāprojektē un jāiekārto, jo tas nodrošina, ka sapulces laikā ikviens ir redzams un dzirdams. Ir daudz dažādu veidu, kā izveidot videokonferenču telpu, un cilvēku skaits un sapulces mērķis parasti nosaka, kāda veida sakārtojums ir vispiemērotākais.
Ja ir nodrošināta pietiekami liela videokonferenču telpa un parasti tajā piedalās mazāk par 15 cilvēkiem, var izveidot U-veida videokonferenču telpu. Šāda veida iestatījumos parasti ir iekļautas trīs tabulas, kas visas ir savienotas viena ar otru, veidojot U formu. Persona(-s), ar kuru(-as) grupa sazinās ar telekomunikāciju, parasti ir redzama televizora vai datora ekrānā U atvērtajā daļā. Sanāksmes apmeklētāji sēž uz galdu ārējām daļām, lai varētu ērti skatīties, sazināties un veikt pierakstus.
Videokonferencēm, kurās piedalās 16 vai vairāk cilvēku, lielāko daļu laika visizdevīgāk sanāksmi iekārtot auditorijā. Lai gan šāda veida iestatīšana neļauj daudz mijiedarboties starp visiem dalībniekiem, jautājumu uzdošanai var izmantot auditorijas mikrofonu. Šī iestatīšana arī ļauj visiem apmeklētājiem viegli skatīt video ekrānu, kas parasti tiek iestatīts auditorijas telpas priekšpusē.
Neatkarīgi no tā, kādā dizainā ir iekārtota videokonferenču telpa, ir svarīgi, lai telpā nebūtu spīdīgu virsmu un, vēl svarīgāk, bez stikla. Ja telpai ir logi, tie jāaizsedz tumšām žalūzijām. Spīdīgas virsmas, stikls un logi mēdz atstarot ne tikai gaismu, bet arī skaņu, tādējādi apgrūtinot personas(-u) redzamību un dzirdi.
Ir vairāki citi padomi, kas var palīdzēt izveidot videokonferenču telpu. Uz katriem trim video konferences apmeklētājiem pietiek ar vienu mikrofonu. Ikreiz, kad notiek prezentācija vienam cilvēkam, ir jāizmanto atloka mikrofons. Sarkanā krāsa nedrīkst atrasties nevienā interjerā vai uz personām, kas atrodas videokonferenču telpās, jo tas izraisīs video mirgošanu. Lielākajai daļai videokonferenču telpu būs nepieciešamas viena līdz trīs kameras, un visas kameras, video ekrāni un monitori jānovieto tālāk no spilgtas gaismas.