Lielāko daļu videokonferenču tehnoloģiju var iedalīt dažāda veida aparatūrā, kas nepieciešama video konferencēm, un programmatūrā, ko izmanto, lai izveidotu savienojumu starp dalībniekiem. Standarta aparatūra sākas ar audio un video aprīkojumu, kas nepieciešams šāda veida sakariem, tostarp kamerām, mikrofoniem un skaļruņiem. Citas aparatūras vajadzības ir vispārīgākas un ietver datorus un monitorus, savienojuma ierīces vai aprīkojumu tīkliem, kā arī visas specializētās ievades ierīces, kas var būt nepieciešamas. Videokonferenču tehnoloģija ietver arī programmatūru, ko izmanto šāda veida konferencēm, parasti ietver programmas savienojumu izveidošanai starp lietotājiem un video vai audio rediģēšanas programmatūru.
Videokonferenču tehnoloģija parasti attiecas uz aparatūru un programmatūru, kas nepieciešama lietotājiem, kuri piedalās videokonferencē. Viena no svarīgākajām šāda veida tehnoloģiju sastāvdaļām ir aprīkojums, ko izmanto audio un video ierakstīšanai. Tas parasti ietver vienu vai vairākas kameras, kā arī vismaz vienu mikrofonu, un tie bieži tiek iestatīti dažādos veidos atkarībā no runātāju skaita konferencē. Ja daudzas personas izmanto videokonferenču tehnoloģiju, lai sazinātos kopā, iespējams, katram ir nepieciešams mikrofons un arī kamera vai tīmekļa kamera.
Šādās konferencēs tiek izmantotas arī daudzas citas videokonferenču tehnoloģijas, tostarp citas aparatūras daļas. Katrai personai, kas skatās vai piedalās šāda veida konferencēs, parasti ir nepieciešams dators un displeja monitors. Parasti ir nepieciešamas arī ievades ierīces, piemēram, pele un tastatūra, lai gan dažas sistēmas var izmantot specializētāku ievades aprīkojumu. Visa šī videokonferenču tehnoloģija parasti ir savienota ar tīklu, lai lietotājs varētu izveidot savienojumu ar citiem lietotājiem un saņemt resursdatora nosūtītos datus.
Programmatūra ir svarīgs videokonferenču tehnoloģiju veids. Var izmantot dažādas programmas, lai ļautu atsevišķiem konferences dalībniekiem sazināties vienam ar otru un sazināties. Šīs programmas var ļaut vienam saimniekdatoram nodrošināt audio un video saturu citiem klientiem vai ļaut vairākām personām redzēt un dzirdēt vienam otru, vienlaikus sazinoties reāllaikā.
Dažas videokonferenču tehnoloģijas var ietvert arī citas programmas, ko izmanto videokonferenču izveidošanai. Ja konference tiek ierakstīta un pēc tam tiek nodrošināta tiešsaistē citiem, galīgā konferences faila izveidei var izmantot rediģēšanas programmatūru. Animācijas vai informatīvas grafikas pievienošanai video prezentācijai var izmantot arī citas programmas.