Lielākās videokonferenču priekšrocības ir efektivitāte un izmaksas. Videokonferencē nevienam nav jābrauc tālāk par sava datora ekrānu. Dalībnieki var pieteikties no jebkuras vietas, un viss, kas parasti ir nepieciešams, ir pamata datortehnoloģijas un sava veida videokonferenču programmatūra. Izmaksu ietaupījumi parasti ir milzīgi. Tiek saglabātas ne tikai ceļa izmaksas un zaudētais laiks tranzītā, bet arī konferenču telpas nav jāīrē, jārezervē vai jāuztur.
Tā kā internets ir kļuvis visuresošs, tiešsaistes videokonferenču izmantošana biznesa pasaulē ir kļuvusi arvien populārāka. Videokonferences ļauj korporācijām, organizācijām un citām tirdzniecības grupām pārraidīt konferences tiešsaistē reāllaikā. Tas nodrošina daudz spēcīgāku dalību gan dalībniekiem, kas atrodas attālināti, gan tiem vietējiem dalībniekiem, kuriem, iespējams, nav laika atstāt biroju vai ceļot pa pilsētu.
Videokonferenču agrīnās dienas iezīmējās ar video komponentiem līdz citādi reālās dzīves konferencēm. Šāda veida videokonferenču priekšrocības joprojām ir spēkā un tiek izmantotas arī mūsdienās. Daudzas lielākās konferences tiek pārraidītas vienlaikus vai tīmekļa straumēšanas versijās tiešsaistē, lai nodrošinātu attālinātu dalību. Dalībnieki, kas skatās šīs tiešsaistes videokonferences, parasti var piedalīties, nosūtot moderatoram e-pastu vai izmantojot interaktīvas tērzēšanas funkcijas videokonferenču vietnē.
Videokonferenču priekšrocības ir tikai paplašinājušās, mainoties tehnoloģijām. Lai gan tīmekļa pārraides joprojām ir izplatīts veids, kā izmantot videokonferenču tehnoloģiju, lai integrētu attālos dalībniekus, šī tehnoloģija tiek izmantota arī tikai attālo dalībnieku savienošanai. Viena no galvenajām videokonferenču programmatūras priekšrocībām mūsdienās ir iespēja rīkot tikai tiešsaistes sanāksmes un konferences.
Videokonferenču sistēmas parasti nav sarežģītas, un ir nepieciešams salīdzinoši maz videokonferenču aprīkojuma, lai organizētu veiksmīgu sapulci tiešsaistē. Parasti ir nepieciešams tikai internetam gatavs dators, tīmekļa kamera un kāda veida videokonferenču programmatūra. Parasti ir pieejams diezgan daudz programmatūras pakotņu, no kurām izvēlēties, no bezmaksas tīmekļa programmām līdz drošākām, ar paroli aizsargātām lietojumprogrammām. Dažas konferenču programmas var pārvērst mobilos tālruņus par mobilajiem birojiem, un lielākā daļa nodrošina piekļuvi no jebkuras vietas, kur ir interneta pieslēgums.
Viena no galvenajām videokonferenču priekšrocībām ir iespēja ātri savākt cilvēkus no dažādām vietām un laika zonām. Lielākā daļa programmatūras programmu izveido virtuālu “sanāksmju telpu”, kurā dalībnieki var pieteikties, aktivizēt savas tīmekļa kameras un piedalīties un mijiedarboties savā starpā tā, it kā viņi visi atrastos vienā telpā. Videokonferences var veidot kā apaļā galda diskusijas vai kā viena vai vairāku cilvēku prezentācijas. Lielāko daļu laika dalībnieki var manāmi tērzēt viens ar otru, izmantojot video, un netiek novirzīti uz tērzētavām vai e-pasta saraksti. Dalībnieki var arī viegli augšupielādēt un lejupielādēt dokumentus videokonferences laikā.
Vēl viena videokonferenču priekšrocība ir iespēja arhivēt procesus. Lielāko daļu laika videokonferences var saglabāt, dublēt un pārskatīt vēlāk. Tas ļauj uzņēmumiem reģistrēt visu, kas tika veikts vai nolemts sanāksmē, neieceļot vienu dalībnieku par sekretāru vai protokolētāju.
Arvien vairāk uzņēmumu izvēlas video konferences, nevis tradicionālās konferences, gan lai ietaupītu naudu, gan kā līdzekli darbinieku produktivitātes paaugstināšanai. Tādējādi vairāk cilvēku bieži vien var piedalīties, nevienam par maz vai bez maksas. Kaut arī kaut kas tiek zaudēts, ja nav patiesas tikšanās aci pret aci, uzņēmumiem, kuru biroji atrodas vairākās pilsētās vai pat vairākās valstīs, videokonferenču priekšrocības ir grūti pārspēt.
SmartAsset.