Daudzi cilvēki izmanto video konferences kā saziņas līdzekli. Šāda veida saziņas tehnikai ir papildu priekšrocība, jo tā var redzēt konferences dalībniekus, kas atšķiras no tikai audio saziņas metodēm. Atkarībā no notiekošās videokonferences veida ir nepieciešamas vairākas dažādas iekārtas. Tomēr kopumā ir nepieciešama tikai tīmekļa kamera, mikrofons un dators.
Lai gan dažās datorsistēmās ir iespējotas videokonferences, tiklīdz tās tiek izņemtas no kastes, citām ir nepieciešams papildu aprīkojums, lai iestatītu atbilstošu platformu. Visizplatītākās prasības ir mikrofons, skaļruņi un tīmekļa kamera. Daži cilvēki izvēlas iegādāties videokonferenču programmatūru, lai to instalētu savā datorā, taču šī programmatūra nav nepieciešama. Ir pieejamas vairākas dažāda veida interneta videokonferenču programmas, kuras var lejupielādēt un izmantot bez maksas. Tomēr daži lietotāji var izvēlēties iegādāties konferenču programmatūru, ja ir nepieciešamas īpašas funkcijas.
Tīmekļa kameras ir pieejamas plašā cenu un opciju klāstā, lai gan bieži vien videokonferences vadīšanai izmantotajā datorā būs viena iebūvēta. Ja video konferencē piedalās neliela grupa no diviem līdz astoņiem cilvēkiem, parasti ir nepieciešama tikai viena tīmekļa kamera. Tomēr ir gadījumi, kad katra persona, kas piedalās video konferencē, dod priekšroku savai tīmekļa kamerai. Šādā gadījumā videokonferenču programmatūrai, kas tiek izmantota sapulces organizēšanai, neatkarīgi no tā, vai tā ir iegādāta vai tīmeklī, ir jāatbalsta vairāk nekā viena kamera.
Labs mikrofons ir būtiska videokonferences sastāvdaļa. Lai dalībnieki varētu efektīvāk sazināties savā starpā, katram var būt nepieciešams savs mikrofons, jo vienam mikrofonam var nebūt diapazona, lai uztvertu balsis visā telpā. Tirgū ir pieejami daudz dažādu veidu mikrofoni, kurus var izmantot, lai atvieglotu videokonferenci. Šie mikrofoni ir no austiņām līdz rokas mikrofoniem, no daudzvirzienu līdz daudzvirzienu mikrofoniem un daudz ko citu.
Daži cilvēki videokonferences laikā papildus datora monitoram izvēlas izmantot papildu monitorus. Īpaši tas notiek, ja notiekošajā videokonferencē piedalās liels skaits cilvēku. Ja videokonferencē piedalās vairāk nekā 20 cilvēku, projekcijas ekrāns parasti ir labākais monitora veids, jo tas ļauj visiem apmeklētājiem skaidri redzēt, kas notiek. Ja videokonferencē piedalās liels skaits cilvēku, ir jāiestata vairāki skaļruņi, lai audio būtu skaidri dzirdams visā atrašanās vietā.