Lai izvēlētos labāko darbplūsmas sistēmu, vispirms var būt ieteicams izveidot sarakstu ar savām darbplūsmas vajadzībām. Kad esat noteicis, kuras darbplūsmas programmas funkcijas varat gūt vislielāko labumu, iespējams, vēlēsities iepazīties ar dažāda veida programmatūru tirgū. Ja jums ir jāiestata budžets, jums, iespējams, vajadzētu aprobežoties ar to programmu pārlūkošanu, kas piedāvā jums nepieciešamās funkcijas un tiek pārdotas par saprātīgu samaksu. Daudzi profesionāļi izmanto tirdzniecības resursus un kolēģu ieteikumus, lai atrastu darbplūsmas sistēmu, kurai ir laba reputācija.
Darbplūsma apraksta procesu, kurā dokuments tiek iziets, no tā ievadīšanas sistēmā līdz tā pabeigšanas brīdim. Piemēram, apdrošināšanas nozarē darbplūsma var aprakstīt posmu virkni, caur kurām tiek iesniegta prasība. Process var sākties brīdī, kad klients iesniedz prasību, un beidzas, kad prasība tiek noraidīta vai apstiprināta. Darbplūsmas sistēma apraksta modeli vai pamatu, kas vada darbplūsmas procesu.
Lai izvēlētos vislabāko darbplūsmas sistēmu, jums ir jānosaka, no kurām funkcijām jūs varat gūt vislielāko labumu. Labs pirmais solis varētu būt pašreizējās darbplūsmas sistēmas analīze. Nosakiet, kur procesus var uzlabot un kur tie ir veiksmīgi. Daudzi vadītāji izvēlas nolīgt konsultantus, kas var sniegt vērtīgas atsauksmes. Daži konsultanti var arī informēt vadītājus par pašreizējām tendencēm un tehnoloģiskiem sasniegumiem, kas varētu ietekmēt viņu lēmumus.
Programmatūra, kas nodrošina darbplūsmas pakalpojumus, ir no bezmaksas līdz dārgai. Lai atvieglotu darbplūsmas ietvara izvēli, ieteicams izveidot budžetu. Bezmaksas programmatūra parasti ir atvērtā pirmkoda, un to bieži izmanto mazāki uzņēmumi ar pamatvajadzībām. Lielāki uzņēmumi un uzņēmumi ar sarežģītām darbplūsmas prasībām var gūt labumu no dārgākas programmatūras, kas var atbalstīt vairāk lietotāju un piedāvāt vairākus uzlabotus pakalpojumus.
Dažas kopīgas darbplūsmas ietvara programmatūras funkcijas ietver e-pasta pakalpojumus, kas racionalizē saziņu, un dokumentu veidnes, kas var palīdzēt profesionāļiem konkrētās nozarēs ietaupīt laiku. Daudzas programmas reģistrē atzīmi par to, kurš ir saņēmis dokumentu un kurš tajā ir veicis izmaiņas. Programmas nozarēm, kurās klientu komunikācija ir galvenais faktors, var ietvert klientu saskarnes, kuras klientiem ir viegli izmantot.
Ja atklājat, ka apsverat divas darbplūsmas programmas, kas šķiet diezgan līdzīgas, ieteicams izmantot tirdzniecības resursus, piemēram, vietnes un periodiskos izdevumus. Raksti un apskati par darbplūsmas ietvarprogrammām var palīdzēt jums uzzināt, kāda veida programmatūra tiek izmantota visbiežāk. Tirdzniecības izstādes un kolēģu ieteikumi var būt arī noderīgi resursi.
SmartAsset.