Darbplūsmas pārvaldības sistēma ir datorsistēma, kas paredzēta, lai palīdzētu izveidot, uzturēt un uzglabāt informāciju par darbplūsmas daļām. Šādas sistēmas mērķis ir palīdzēt izveidot atskaites un citus noderīgus datus, kas var uzlabot darbplūsmas procesu un palīdzēt uzlabot produktivitāti, uzsverot lietas, kas varētu virzīties ātrāk, un jomas, kurās varētu palielināt efektivitāti. Darbplūsmas pārvaldība ir diezgan jauns jēdziens darba pasaulē. Būtībā darbplūsmas pārvaldība ir ideja, ka, pārvaldot datu, dokumentu, potenciālo pirkumu un citu ar darbu saistītu vienumu virzību, darba procesu var racionalizēt un visas procesa kļūmes var viegli dokumentēt.
Mūsdienu biznesa vidē darbplūsmas pārvaldības sistēmas tiek izmantotas vairāku iemeslu dēļ. Viens no galvenajiem iemesliem darbplūsmas pārvaldības sistēmas izmantošanai un ievērošanai ir tas, ka sistēmu var izmantot darbinieku snieguma izsekošanai. Ierakstot visu darbplūsmas pārvaldības sistēmā, ja vēlāk rodas problēma, ir viegli redzēt, kur problēma radusies, un veikt atbilstošas darbības. Tādā veidā var pārliecināties, ka katrs darbinieks savu darbu veic pareizi un laicīgi; darbinieki var tikt saukti pie atbildības arī par darbu, kas nav pabeigts laikā vai tika veikts nepareizi.
Vēl viens darbplūsmas pārvaldības sistēmas lietojums ir palīdzēt klientu apkalpošanas procesā. Šim nolūkam izmantotās darbplūsmas pārvaldības sistēmas bieži sauc par klientu attiecību pārvaldības sistēmām vai CRM. CRM palīdz klientu apkalpošanai, nodrošinot, ka klientu apkalpošanas darbiniekiem ir piekļuve detalizētam ierakstam par visu, kas ir darīts, lai palīdzētu klientam ar sūdzību. Šīs sistēmas arī izseko katru kontaktu ar klientu, lai varētu atrast pierādījumus “kurš ar ko runāja” attiecībā uz visām iespējamām problēmām. CRM ir noderīgi arī mārketingam klientiem jebkurā laikā, kad uzņēmums, kas izmanto CRM, uzskata par piemērotu.
Šādas sistēmas var arī uzlabot produktivitāti un ražošanu rūpnīcas vidē. Ja ir iespēja izsekot ražošanas procesam no izejmateriāla līdz gatavam produktam, izmantojot darbplūsmas pārvaldības sistēmu, kļūst daudz vieglāk noteikt ražošanas cikla vājās vietas. Var kļūt vieglāk identificēt neefektīvus procesus, kas izraisa kavēšanos vai pārmērīgu darbu un izmaksas. Tādējādi darbplūsmas pārvaldības sistēmas izmantošana var būt lielisks veids, kā uzlabot produktivitāti, atbildību un attiecības ar klientiem jebkurā uzņēmumā.
SmartAsset.