Ir dažādi apstākļi, kas liktu kādam rakstīt atteikuma vēstuli. Šādu vēstuli parasti izmanto, lai atbrīvotu vienu pusi no noteikta veida atbildības. Rakstot atteikšanās vēstuli, ir svarīgi vispirms atzīt, ka pastāv konkrēts risks, un pēc tam atteikties no jebkādām tiesībām saukt paredzēto pusi atbildīgu par jebkādu kaitējumu, kas izriet no šī konkrētā riska. Tomēr pat tad, ja jūs ievērojat šos norādījumus, tiesa nevar īstenot atteikšanos no atbildības, ja nodarītais kaitējums ir radies attiecīgās puses nolaidības dēļ vai ja atteikšanās izpilde būtu pretrunā ar sabiedrisko kārtību.
Pirmais solis efektīvas atteikšanās vēstules rakstīšanai ir atzīt risku, kas ir iespējamā kaitējuma avots. Atzīstot risku, tiek saprasts, ka atteikšanās no atbildības tiek veikta apzināti, un tas ir nepieciešams izpildei. Piemēram, ja tiek rakstīta atteikšanās vēstule par dalību sporta zālē, apstiprinājumā var būt rakstīts: “Es atzīstu raksturīgo miesas bojājumu risku, kas izriet no treniņu aprīkojuma lietošanas.”
Otrs nepieciešamais punkts atteikuma vēstulē ir skaidra atteikšanās no jebkādas atbildības par kaitējumu, kas var rasties atzītā riska dēļ. Ir svarīgi ne tikai skaidri norādīt kaitējuma veidu, bet arī identificēt pusi, par kuru jūs vēlaties atteikties no atbildības. Turpinot iepriekšējo piemēru par dalību sporta zālē, atteikumā var būt norādīts: “Es neuzskatu The Gym nekaitīgu jebkādu miesas bojājumu dēļ, kas man var rasties, izmantojot The Gym treniņu aprīkojumu”. Viss, kas papildus tam ir vajadzīgs, ir tās personas paraksts, kura atsakās no tiesībām saukt otru pusi pie atbildības.
Lai gan atteikuma vēstulē var būt ietverts viss iepriekš minētais un citādi tā var būt pilnībā derīga, tā var nebūt piemērojama katrā situācijā. Piemēram, ja sporta zāles dalībnieks, kurš parakstījis līdzīgu atteikumu, savaino sevi uz kāda aprīkojuma, kas tika uzturēts nolaidīgi, atbildības atcelšana var nebūt spēkā. Iemesls tam ir tāds, ka biedra savainojums nebija parasta aprīkojuma izmantošana. Drīzāk viņa vai viņas ievainojuma tiešais iemesls bija iestādes neuzmanīga apkope.
Turklāt dažās situācijās šāda atteikuma izpilde ir pretrunā sabiedriskajai kārtībai, un tādējādi tiesas to neizpilda. Viens no šādiem piemēriem ir pacients, kurš uzsāk operāciju, atsakoties no tiesībām pret ķirurgu pret jebkādu iespējamo pārkāpumu, kas izriet no operācijas. Lai gan tas var būt atkarīgs no jurisdikcijas noteikumiem, maz ticams, ka tiesa īstenotu šādu vienošanos, jo tas samazinātu rūpības nozīmi veselības aprūpē.