Fakss ir saīsināts slenga vārds “faksimils”. Tas ir dokuments, ko faksa aparāts pārsūta pa tālruņa līnijām. Ņemot vērā faksa formāta datu saspiešanas raksturu, faksa titullapai jābūt teksta, skaidri un kodolīgi uzrakstītai, un tajā jāietver vissvarīgākā un svarīgākā informācija par faksu. Varat izmantot tekstapstrādes programmu datorā, lai izveidotu pielāgotu faksa titullapu vai izmantotu daudzās internetā pieejamās veidnes.
Fakss tiek skenēts, izmantojot jūsu faksa iekārtu, un pārsūtīts uz jūsu korespondenta faksa iekārtu. Piemēram, jūs varat sūtīt faksu lielam uzņēmumam, kur vairāki darbinieki, iespējams, izmanto vienu un to pašu faksa iekārtu birojā. Faksa titullapa ir ārkārtīgi svarīga, lai detalizēti norādītu, kam jāsaņem fakss, un apkopojot faksa saturu. Tas nodrošina, ka fakss tiek nosūtīts atbilstošajai pusei saņēmējā pusē.
Ikviens var uzzīmēt ar roku rakstītu piezīmi uz papīra lapas un nosūtīt to kā faksa titullapu. Tomēr profesionāla izskata faksa titullapā tiek izmantota rakstāmmašīna vai datora tekstapstrādes programma, lai ierakstītu kārtīgu un sakārtotu titullapu. Informācijai jābūt īsai un precīzai, ar dažiem attēliem vai bez tiem attēliem vai ārējas grafikas, kas aizkavē pārraides laiku. Pavadvēstules augšdaļā zem sadaļas “No” parasti ir norādīta sūtītāja informācija, piemēram, vārds, adrese, e-pasta adrese, tālruņa numurs un faksa numurs. Šie dati ir līdzīgi kā atgriešanas adrese uz aploksnes, kuras pirmajā rindā ir sūtītāja vārds, otrajā un trešajā rindiņā ir adrese un tā tālāk.
Zem informācijas “No” ir dati, kas parāda faksa adresāta informāciju, parasti norādīti kā “Kam” vai “Saņēmējs”. Līdzīgi kā “No” informācijā, “Saņēmēja” informācijā jāiekļauj adresāta pilns vārds, adrese, e-pasta adrese, tālruņa un faksa numuri, kā arī visa cita būtiska kontaktinformācija. Ir svarīgi iekļaut adresāta pilnu vārdu un uzvārdu un, ja iespējams, citu identificējošu informāciju, piemēram, biroja nodaļu vai pagarinājumu. Tas ļauj izvairīties no neskaidrībām saņēmējiem, ja uzņēmumā, piemēram, vienā birojā strādā trīs Džons Brauns. Biroja nodaļas un citas identificējošas informācijas iekļaušana palīdz birojam precīzāk noteikt adresātu un palīdz nodrošināt, ka jūsu faksu bez kavēšanās saņem pareizā persona.
Visbeidzot, faksa pavadvēstulē jāietver ļoti īss faksa pamattekstā iekļautās attiecīgās detaļas kopsavilkums. Ja fakss satur informāciju par zāles pļāvēja servisa detaļu elektronisku pasūtījumu, faksa pavadvēstulē tas ir īsi jānorāda faksa mērķī un vispārīgajā informācijā. Lielākajā daļā faksa titullapu un veidņu sadaļā “Detaļas” vai “Ziņojums” ir paredzēta vieta šai informācijai. Informācija šajā sadaļā parasti ir ierobežota līdz vienam vai diviem teikumiem, un tai ir jābūt pēc iespējas īsai.
Kad faksa titullapa ir ierakstīta, izdrukājiet lapu ar datora printeri. Pēc tam faksa lapas tiek korelētas ar augšpusē esošo faksa vāka lapu. Kad pienācis laiks nosūtīt faksu, vispirms nosūtiet faksa pavadvēstuli un detalizētās faksa lapas secībā pēc titullapas.