Kādi ir dažādi sīkās skaidras naudas procedūru veidi?

Sīkās skaidras naudas procedūras nosaka uzņēmumi vai citas organizācijas, lai apstrādātu nelielas skaidras naudas summas. Šī skaidrā nauda tiek saukta par sīknaudas fondu, un tā tiek izmantota nelielu pirkumu veikšanai, nevis izrakstot čeku vai izmantojot uzņēmuma kredītkarti. Uzņēmums norīkos turētājbanku, kura uzdevums ir nodrošināt, lai visi naudas līdzekļi tiktu uzskaitīti, izmantojot kvīti vai citu atbilstošu dokumentāciju.

Parasti mazāks par 250 ASV dolāriem, sīki skaidras naudas fonds ļauj izmantot skaidru naudu nelieliem pirkumiem vai atlīdzībām bez apgrūtinošā čeka rakstīšanas procesa. Neliels naudas fonds var arī aizstāt nepieciešamību izsniegt uzņēmuma kredītkartes vairākiem cilvēkiem, kuri veic nelielus pirkumus. Tas savukārt samazina uzņēmuma atbildību.

Ja sīknaudas fonds vēl nav izveidots, ir jāizveido sīkās naudas procedūras, lai nodrošinātu, ka visa nauda tiek pienācīgi izsekota un uzraudzīta. Dažkārt tiek veikti regulāri, ikdienišķi pirkumi, kas nokrīt zem noteiktas dolāra summas, un tāpēc čeka izrakstīšana atmaksai ir neefektīva. Tādā gadījumā jāvēršas pie uzņēmuma vadītāja vai kontroliera, lai izveidotu sīknaudas fondu.

Ja sīknaudas fonds jau pastāv, ir svarīgi, lai būtu pareizās sīkās naudas procedūras, lai izsekotu naudu. Tas notiek divos veidos: atmaksa vai avansa maksājums. Atmaksa notiek, kad pirkums jau ir veikts un persona iesniedz čeku vai citu dokumentāciju, lai saņemtu atmaksu par iztērēto naudu. Avansa maksājums tiek veikts, kad tiek izmaksāta skaidra nauda par pirkumu, kas vēl nav veikts. Šādā gadījumā maksājuma veikšanas laikā sīknaudas fondā jāievieto kupons vai cita dokumentācija. Šajā kuponā būs redzams, kurš ir izmaksājis naudu, kā arī naudas saņēmējs, kā arī datums, mērķis un cita būtiska informācija. Kupons glabājas sīknaudas fondā līdz čeka atgriešanai glabātājam.

Sīkās naudas fonda glabātājs parasti tiek noteikts sīkās kases procedūrās. Tas parasti ir noteikts amats, piemēram, biroja vadītājs, kas tiek piešķirts pienākumam. Turētājbanka ir atbildīga par visu sīknaudas fondu. Jebkurā laikā naudas summai sīknaudas fondā plus kuponiem ir jābūt vienādai ar kopējo fonda sākotnējo summu.

Sīki izstrādātas skaidras naudas procedūras ir būtiskas, lai izsekotu naudu sīkās naudas fondā. Tas ir tāpēc, ka vienmēr, kad ir skaidra nauda, ​​pastāv ļaunprātīgas izmantošanas iespēja. Sīkās naudas fonds bieži jāuzrauga uzraugam, lai atklātu jebkādas neatbilstības vai iespējamās problēmas.