Algu ierakstu saglabāšanas prasības dažādās jurisdikcijās ievērojami atšķiras, tāpēc uzņēmumu īpašniekiem ir jāiepazīstas ar likumiem savā reģionā. Daži no dokumentiem, kas var būt jāsaglabā, attiecas uz algas nodokļiem, darbinieku pabalstiem un nostrādāto stundu skaita uzskaiti. Viņiem arī jāapsver algu uzskaites dokumentu glabāšana gan digitālās, gan papīra kopijas. Ja iespējams, papīra dokumenti jāuzglabā ugunsdrošā skapī, lai tie netiktu sabojāti.
Ir lietderīgi noskaidrot, cik ilgi algu uzskaite varētu būt jāglabā. Tas dažādās valstīs var atšķirties, un to parasti pārvalda vietējās ieņēmumu aģentūras. Parasti lielākā daļa ierakstu ir jāsaglabā no četriem līdz desmit gadiem pēc darījumu veikšanas.
Uzņēmumu īpašniekiem būtu arī jānosaka, kādi konkrēti algu uzskaiti ir jāsaglabā. Daži svarīgi var ietvert dokumentus, kas pierāda, ka daži nodokļi tika ieturēti no darbinieka algas. Personai, iespējams, būs arī jāglabā ieraksti, kas parāda, cik daudz viņam tika samaksāts un nostrādāto stundu skaits. Šī algas ierakstu saglabāšanas prakse var palīdzēt pierādīt, ka darbiniekiem ir maksāta vismaz vietējā minimālā alga, ja tāda pastāv. Tas var arī palīdzēt noteikt atbilstību bērnu darba tiesību aktiem, ja tādi ir.
Citas algas ierakstu saglabāšanas iespējas varētu ietvert virsstundu algas, darbinieku pabalstus, atvaļinājuma naudu vai slimības naudu. Ja uzņēmums veic iemaksas pensiju fondā vai maksā daļu no sava darbinieka apdrošināšanas prēmijām, jāsaglabā arī dokumentācija par to. Ja darbiniekiem tiek maksāta komisijas maksa, vadītājam, iespējams, būs jāsaglabā arī uzņēmuma pārdošanas pārskati.
Jāglabā gan digitālās, gan papīra dokumentu kopijas. Tas ir paredzēts, lai gadījumā, ja tiek iznīcināta viena ierakstu kopa, būtu rezerves fails. Ciparu ieraksti ir jāglabā noņemamās atmiņas ierīcēs, piemēram, rezerves cietajā diskā, diskā vai zibatmiņas diskā, kā arī datora cietajā diskā. Papīra kopijas ir jānoslēdz ugunsdrošā skapī, kas atrodas vietā, kas nav pakļauta plūdiem, jo tas var palīdzēt nodrošināt šo dokumentu drošību.
Algas ierakstu saglabāšana var būt svarīga jebkura uzņēmuma regulāras darbības sastāvdaļa. To izdarīt parasti ir viegli, ja darbs tiek regulāri veikts. Dokumentu glabāšana sakārtotā veidā un uz nepieciešamo laiku var glābt vadītāju no lielas sirdssāpes uzņēmuma audita vai pārdošanas gadījumā.
SmartAsset.