Vienmērīga darbplūsmas plānošana var palielināt uzņēmuma rentabilitāti un nodrošināt efektīvāku darba vietu. Pirmais padoms, lai panāktu optimālu darbplūsmas plānošanu, ir precīzi definēt ar darbplūsmu saistītos procesus. Dažreiz šie procesi jau darbojas pašreizējā ražošanas shēmā. Citos gadījumos process ir jādefinē pirmo reizi. Procesa definēšana ir saistīta ar katras darbības, kas tiek veikta ar mehanizētiem līdzekļiem un personāla palīdzību, sadalīšanu un uzskaitīšanu. Tikai izprotot iesaistīto darbību mijiedarbību, var uzlabot procesa efektivitāti.
Vārda tehniskajā nozīmē process ir hronoloģiski saistītu uzdevumu secība, ko kopīgi veic, lai pievienotu vērtību, apstrādājot resursu iznākumā. Šo izvadi pēc tam var izmantot citā procesā un tā tālāk, jo katrs solis pievieno vērtību gala rezultātam. Darbplūsmas uzdevuma piemērs var būt darbinieks, kurš pārskata pirkuma pasūtījumu. Process sastāvētu, piemēram, no visiem uzdevumiem, kas saistīti ar preces iegādi. Ja katrs process ir pareizi definēts, visa ražošanas mijiedarbība, izmantojot gan iekārtas, gan cilvēkus, sasniegs augstāku produktivitātes līmeni.
Zināmā mērā labākie darbplūsmas plānošanas padomi ir atkarīgi no ieplānotās darbplūsmas veida. Daudzos gadījumos svarīgs padoms ir ieguldīt dokumentu pārvaldības tehnoloģijā, kas var novērst vai samazināt to reižu skaitu, kad personālam ir jāapstrādā papīra lapa. Tajā pašā laikā tiek panākta arī efektivitāte, izvairoties no laika, kas pavadīts, meklējot nepareizi novietotus dokumentus. Dokumentācijas skenēšana, lai to ievadītu datorā, ne vienmēr palielina darbplūsmas efektivitāti, jo īpaši, ja šie elektroniskie procesi dublē to pašu neefektivitāti, kas radās, apstrādājot papīra kopijas.
Vēl viens padoms ir rūpīgi plānot, uzstādot jaunu projektu vadības programmatūras sistēmu. Atvēliet darbiniekiem pietiekami daudz laika apmācībai. Visas operācijas slēgšana uz nedēļu, lai apmācītu personālu par jaunu procesu sēriju, var šķist ekstrēma. Ja tā rezultātā tiek iegūti atbilstoši apmācīti darbinieki, kuri ir apmierināti ar jauno darbplūsmas plānošanas sistēmu, tas var būt saprātīgs ieguldījums, kas laika gaitā tiek amortizēts.
Vispārīgs padoms, kas attiecas uz daudziem uzņēmējdarbības elementiem, ne tikai darbplūsmas plānošanu, ir ieguldīt korporatīvajā kultūrā, kas ļauj darbiniekiem uzskatīt sevi par būtisku darbplūsmas procesa daļu. Komunikācijas nozīme darbplūsmas plānošanā ir ļoti svarīga, lai izvairītos no procesa pasliktināšanās, jo cilvēka kultūrai ir milzīga ietekme uz to, cik labi darbplūsmas plānošana faktiski darbosies reālajā pasaulē. Tas, kas shēmā šķiet optimāls, var attīstīties un mainīties neparedzētā veidā cilvēka faktora dēļ darba vietā.
SmartAsset.