Atbilstošās kopijas ir precīzas dokumenta kopijas, kas tiek sagatavotas, ja nav iespējams vienkārši dublēt oriģinālā dokumenta kopiju. Būtībā tas padara atbilstošo kopiju par oriģināla atkārtotu izveidi. Lai dokuments būtu šāda veida kopija, tajā ir jāietver visi oriģināla elementi, bez izmaiņām formulējumā vai struktūrā, lai cik sīkas vai nenozīmīgas izmaiņas būtu.
Atbilstošu kopiju var izmantot vairākos gadījumos. Tiesu sistēmas ļauj izmantot šādus dokumentus un bieži izmanto tos iesniegšanai. Šādā gadījumā kopija tiek drukāta un konstruēta tieši tāpat kā oriģināls. Turklāt dokumentā tiks iekļauti arī visi pieraksti, kas ar roku rakstīti malās. Tiesas sekretārs salīdzinās kopiju ar oriģinālu, lai pārliecinātos, ka visi abu dokumentu aspekti ir līdzīgi, ieskaitot datumus. Ja uz oriģināla ir tiesneša paraksts, tiesnesis var parakstīt arī atbilstošo kopiju vai arī tiesneša vārdu var ierakstīt un datēt attiecīgajos laukos. Kad salīdzinājums ir pabeigts un ierēdnis konstatē, ka dokumenti ir viens otra spoguļi, kopija tiek apzīmogota un tiek piešķirts iesniegšanas datums.
Šo formātu izmanto arī uzņēmumi. Tas bieži notiek, ja vairākiem departamentiem ir nepieciešama piekļuve līgumiem un citiem svarīgiem dokumentiem. Oriģinālie parakstītie dokumenti parasti tiek glabāti drošā vietā, savukārt atbilstoša kopija vai kopijas ir pieejamas vispārējai lietošanai dažādās organizācijas nodaļās. Šī pieeja nodrošina, ka vienmēr ir parakstīta dokumenta oriģināla kopija, bet nodrošina plašu piekļuvi konkrētā dokumenta noteikumiem un nosacījumiem tiem, kam šī informācija ir nepieciešama, lai palīdzētu klientiem vai citādi veiktu ar darbu saistītus uzdevumus.
Tā pati persona, kura bija oriģinālā dokumenta parakstītāja, var parakstīt atbilstošu kopiju. Ja tas nav iespējams vai praktiski, paraksta laukā var ievadīt personas vārdu. Tādā pašā veidā ir iespējams apliecināt vai notariāli apliecināt atbilstošu kopiju. Tomēr šī darbība parasti tiek uzskatīta par nevajadzīgu.
SmartAsset.