Automatizētā rēķina izrakstīšana ir darbība, kurā rēķina izrakstīšana par precēm un pakalpojumiem notiek bez nepieciešamības sagatavot rēķinu ar roku. Daudzas šāda veida norēķinu sistēmas nodrošina iespēju ģenerēt un nosūtīt klientiem elektroniskas rēķinu kopijas. Šāda veida norēķinu programmatūras izmantošana ļauj efektīvāk pārvaldīt rēķinu izrakstīšanas procesu, ietaupot uzņēmuma laiku un naudu.
Ir vairāki līdzekļi, kas ir kopīgi automatizēto norēķinu programmatūrai. Vairumā gadījumu programmatūra ir paredzēta, lai ļautu izveidot klientu profilus, kuros ir visi dati, kas nepieciešami, lai precīzi sagatavotu rēķinu. Šie dati ietvers klienta vārdu, uzvārdu, norēķinu adresi, norēķinu kontaktpersonu un e-pasta adresi, ja rēķins ir jānosūta elektroniski. Vairumā gadījumu automatizētā norēķinu programma apkopos datus no citiem avotiem, kas ir saistīti ar klientu lietojumu, vai ļaus manuāli ievadīt pasūtījumus, kad tie ir izpildīti. Pēc tam norēķinu sistēmas procesi katram pasūtījumam piemēro atbilstošās likmes un izveido rēķinu.
Atkarībā no tā, kā ir konfigurēta automatizētā norēķinu sistēma, rēķinu kopā ar pavadošo aploksni var izdrukāt uzreiz pēc rēķina ģenerēšanas. Taču ir iespējams uzstādīt programmatūru tā, lai rēķini tiktu automātiski izdrukāti noteiktā diennakts laikā. Ir pat daži programmatūras piemēri, kas liks mašīnām salocīt rēķinu, ievietot to iepriekš adresētā aploksnē un aizzīmogot aploksni. Ja e-pasts tiek izmantots kā piegādes līdzeklis, sistēma var paātrināt piegādi tūlīt pēc rēķina ģenerēšanas vai pārvaldīt e-pasta procesu noteiktā diennakts laikā, kas ļauj uzņēmumu īpašniekiem pārbaudīt rēķinus pirms to izsūtīšanas.
Šāda veida elektroniskās norēķinu sistēmas dažkārt ietver iespēju saņemt un piemērot maksājumus neapmaksātiem rēķiniem. Piemēram, e-pasta rēķinos var būt iegulta saite, kas ļauj klientam nekavējoties veikt maksājumu pēc rēķina saņemšanas un izskatīšanas. Tā vietā, lai pieprasītu, lai persona saņemtu maksājumu un manuāli ievadītu to debitoru datu bāzē, programmatūra atpazīst maksājumu, piemēro to atbilstošajam rēķina numuram un atskaita šo summu no klienta konta atlikuma.
Automatizētie norēķini ļoti labi darbojas situācijās, kad klientam ir regulārs pasūtījums vai ir periodisks maksājums, kas jāpieprasa katru nedēļu vai mēnesi. Izmantojot šo lietojumprogrammu, sistēmu var konfigurēt tā, lai tā automātiski ģenerētu pastāvīgos vai periodiskos rēķinus atbilstošajiem klientiem, tādējādi novēršot nepieciešamību vienam vai vairākiem darbiniekiem pavadīt stundas šim atkārtotam uzdevumam. Gala rezultāts ir tāds, ka personālu var izmantot dažādu funkciju veikšanai, ļaujot darba dienai būt produktīvākai un tādējādi rentablākai.
Automātisko norēķinu izmantošana mūsdienās ir izplatīta visu izmēru uzņēmumos. Šāda veida programmatūras izmantošana gūst labumu no uzņēmējdarbības veidiem, sākot no telekomunikācijām līdz tiešsaistes mazumtirdzniecības veikaliem. Ietaupot uzņēmuma laiku un resursus, uzņēmumi var samazināt izdevumus un tādējādi saglabāt konkurētspēju.