Balss e-pasts ir e-pasta programmas veids, kurā var ierakstīt ziņojumu, runājot mikrofonā datorā, viedtālrunī vai kabatas datorā, un nosūtīt to ikvienam, izmantojot tradicionālo e-pasta klientu. Lai dzirdētu balss e-pastu, adresātam ir tikai jāatver ziņojums un jāieslēdz skaļruņi. Tas ir ērti cilvēkiem, kuri nespēj rakstīt invaliditātes dēļ vai kuriem vienkārši ir jānosūta daudz e-pasta ziņojumu un kuri vēlas ietaupīt laiku.
Balss e-pasts arī novērš dažas neskaidrības, kas raksturīgas e-pasta ziņojumam. Ir grūti iztulkot ziņojuma toni no ekrāna, un bieži cilvēki tiek aizvainoti vai satraukti par to, kas rakstīts e-pasta ziņojumā, kas nav domāts kā aizskarošs. Ir daudz lielāka iespēja, ka e-pasta ziņojumi tiks saprasti, kā paredzēts.
Balss e-pasta programmatūras ir salīdzinoši vienkāršas. Tie tiek instalēti datorā un pēc tam saistīti ar tradicionālo e-pasta adresi. Kad lietotājs ir gatavs rakstīt e-pastu, viņš datora ekrānā vienkārši nospiež pogu “Ierakstīt” un sāk runāt mikrofonā. Lietotājs pēc vajadzības var apturēt vai restartēt ierakstīšanu, un dažas programmas ļauj lietotājam savienot dažādas audio daļas.
Kad lietotājs ir pabeidzis ierakstīšanu, programmatūra saspiež audio failu nelielā failā, parasti .MP3, .WAV vai .GSM failā. Skaņas fails tiek saglabāts un pievienots e-pastam, kur pēc vēlēšanās var ierakstīt jebkādus papildu komentārus. Šos failu tipus var atskaņot gandrīz visos datoros, kā arī mobilajos tālruņos un citās audio ierīcēs. Lai izmantotu kādu no šīm programmatūras programmām, ir nepieciešamas ļoti maz tehnisko zināšanu.
Pēc tam balss e-pasts tiek nosūtīts adresātam vai adresātu grupai. Kad viņš vai viņa to saņem, viņam vienkārši jānoklikšķina uz “atskaņot” un jāieslēdz skaļruņi, lai noklausītos e-pasta ziņojumu. Pēc tam viņš var ierakstīt tradicionālo e-pasta ziņojumu vai, ja viņam ir instalēta programmatūra, ierakstīt citu balss e-pasta ziņojumu, lai atbildētu. Pēc tam failus var saglabāt un pēc vajadzības atskaņot atkārtoti. Turklāt dažas programmatūras var izmantot runas pārvēršanas tekstu funkcijas, lai pārvērstu izrunāto audio failu teksta failā. Ikvienam, kurš vēlas ietaupīt laiku, rakstot un sūtot e-pastu, balss e-pasta programmatūra var būt lieliska izvēle, lai gan tās trūkums ir tas, ka kļūdas gadījumā to ir grūtāk rediģēt.