Kas ir drukas audits?

Drukas audita apjoms ir skaidri jādefinē procesa sākumā, lai nodrošinātu dzīvotspējīgu reakciju. Drukas funkcijas vai saistītā darba definīcija ir ļoti svarīga, jo pieņēmumi var izraisīt kļūdainus secinājumus. Piemēram, drukas audits var ietvert fotokopijas, elektronisku dokumentu skenēšanu un drukas darbus vai šo iespēju kombināciju. Citos uzņēmumos vai nozarēs drukāšana var ietvert visus ārējos drukas piegādātājus vai līgumus par tādām precēm kā brošūras, brošūras un saistītie priekšmeti.

Pirmais solis jebkurā drukas auditā ir apkopot lietošanas metriku. Visiem printeriem ir kopiju skaitītājs, un digitālās vienības šo informāciju glabā elektroniski. Daži printeri ir pazīstami kā daudzfunkciju bloki, un tiem ir iespēja drukāt, skenēt un kopēt. Katra no šiem uzdevumiem metrika tiek glabāta atsevišķi. Vienības, kurām ir gan krāsu, gan melnbaltās opcijas, arī atdala šos divus uzdevumus, lai nodrošinātu lielāku precizitāti.

Visaptverošā drukas auditā jāiekļauj informācija par to, kā tiek piekļūts drukas resursiem. Vienā organizācijā bieži vien ir vairāki procesi, un tas var būt balstīts uz pieejamo pakalpojumu veidiem. Piemēram, modernā birojā ir pilnībā tīklā savienots printeris, ko parasti koplieto cilvēku grupa. Citās telpās katrā darbstacijā var būt atsevišķi printeri. Lielus drukas darbus vai īpašus pieprasījumus var nosūtīt atlasītam piegādātāju sarakstam vai nejauši atlasītam no tālruņu kataloga.

Kopējās darbības izmaksas visām ar drukāšanu saistītām darbībām ir jebkura drukas audita būtiska sastāvdaļa. Šajā informācijā jāiekļauj fiksētās aprīkojuma izmaksas, palīgmateriāli, remonta pakalpojumi, ārējās drukāšanas izmaksas, elektrība un telpas prasības. Lielākajai daļai uzņēmumu drukāšanas darbības kopējās izmaksas ir diezgan augstas, un tā ir lieliska vieta, kur ieviest izmaksu taupīšanas pasākumus. Mērot kopējās darbības izmaksas, jāiekļauj arī personāla laiks, kas veltīts šo vienību uzturēšanai un atbalstam.

SmartAsset.