Kas ir elektronisks birojs?

Bezpapīra biroja pamatideja ir tāda, ka vairumā gadījumu un lielākajā daļā nozaru dokumenti nav jādrukā. Līgumus, piemēram, var izveidot vienā birojā, nosūtīt pusēm pa e-pastu un parakstīt elektroniski, katrai pusei iesniedzot parakstītā dokumenta apliecinātu kopiju. Zīmējumus var glabāt un tiem piekļūt tiešsaistē, un būvniecības gaitu var izsekot digitāli. Restorāni var racionalizēt savu darbību un samazināt kļūdas, digitalizējot savas pārtikas pasūtīšanas sistēmas. Lielākā daļa uzņēmumu vismaz dažus finanšu darījumus veic elektroniski.

Papildus vienkāršai papīra apjoma samazināšanai darba vietā, būtiska dokumentu digitalizācijas priekšrocība ir tā, ka jaunākā versija ir uzreiz pieejama ikvienam. Piekļuve precīzai, atjauninātai informācijai ir īpaši svarīga veselības aprūpē, kur pacientu uzskaite tradicionāli tiek glabāta papīra failos dažādās vietās. Ja tas ir atkarīgs no šādiem failiem, kļūdu iespējamība ir ievērojama. Tomēr daži pacienti savus attiecīgos medicīniskos datus nēsā digitālā atmiņas ierīcē, kas tiek atjaunināta ikreiz, kad viņi apmeklē veselības aprūpes speciālistu. Šīs ierīces, kas atspoguļotas centrālajā datubāzē uzturētajos ierakstos, ir liels ieguldījums, lai samazinātu veselības aprūpes speciālistu paļaušanos uz papīra un neaizsargātību pret ar to saistītajām problēmām.

Salīdzinot ar digitalizētiem ierakstiem, papīram ir daudz trūkumu. Papīra dokumentu apstrādei — dokumentu izveidei, pēc tam uzglabāšanai un izguvei — nepieciešams ievērojams darbinieku laiks. Pasta sūtīšana papīra apstrādei piešķir vēl vienu laika un naudas slāni. Papīra dokumenti ir arī jāuzglabā alfabētiskā secībā vai pēc izveides datuma, un vienīgais veids, kā izgūt papīra dokumentu, ir zināt, kā tas tika uzglabāts. Turklāt vadītāji ļoti labi apzinās, ka nepareizi ievadīts dokuments bieži vien ir pazaudēts dokuments.

Viens no būtiskākajiem šķēršļiem bezpapīra birojam ir cilvēciskais faktors – tas ir, lielākā daļa uzņēmumu tradicionāli ir bijuši orientēti uz papīra izmantošanu, un vecos ieradumus mainīt ir grūti. Piemēram, daudzi elektroniskie dokumenti bieži tiek drukāti un reģistrēti vienkārši kā ikdienas lieta. Turklāt pieaugošā printeru un kopēšanas iekārtu sarežģītība un iespējas ļauj izdrukāt dokumentus tādā kvalitātē, kāda iepriekš bija pieejama tikai no komerciālajiem printeriem, taču par nelielu daļu no to izmaksām. Tas izraisīja vispasaules drukas neprātu; Tiek lēsts, ka no brīža, kad pirmo reizi tika izveidots bezpapīra birojs, līdz 2000. gadam visu veidu papīra dokumentu izlaide pasaulē ir dubultojusies. Tomēr kopš tā laika izlaide ir izlīdzinājusies un pēc tam sākusi samazināties.

Elektronisku biroju ieviešana varētu radīt vēlamos vides ieguvumus. Papīra ražošana veicina gan mežu izciršanu, gan piesārņojumu, kā arī siltumnīcefekta gāzu ražošanu, kas, domājams, saasina globālo sasilšanu. Turklāt pašas dokumentu izgatavošanā izmantotās tintes var saturēt kaitīgas sastāvdaļas, kas arī pēc apjoma nelabvēlīgi ietekmē vidi.

Daudzus arhīvus var digitalizēt, un uzņēmumi, kas ievieš elektroniskas programmas, kā daļu no šīm programmām ietver esošo papīra ierakstu skenēšanu. Daudzi uzņēmumi ir atklājuši, ka ir glabājuši daudzus papīra ierakstus, kas tiem nav vajadzīgi, piemēram, klientiem nosūtīto ikmēneša pārskatu kopijas. Papildus glabājamo papīra dokumentu apjoma samazināšanai organizācijas, kuras ir veikušas digitalizācijas programmas, ir spējušas atkārtoti atvēlēt vietu citiem mērķiem, nevis dokumentu glabāšanai.

SmartAsset.