Iepirkumu birojs vai nodaļa parasti tiek organizēta liela uzņēmuma vai organizācijas finanšu portfelī. Iepirkumam tiek izmantotas divas organizatoriskās struktūras: centralizētā un ražotnei specifiskā. Centralizētā iepirkumu birojā visus iepirkumu pieprasījumus un darbības pārvalda centrālā administratīvā grupa. Rūpnīcai specifiskā struktūrā katram fiziskajam objektam ir savs iepirkumu birojs.
Centralizētajā iepirkumā parasti ir piecas lomas: pircējs, iepirkumu darbinieks, iepirkumu vadītājs, direktors un iepirkumu analītiķis. Visi pieci iepirkumu komandas locekļi sniedz pakalpojumus katrai nodaļai organizatoriskās struktūras ietvaros. Nodaļas lietotāji savus pirkuma pieprasījumus var iesniegt elektroniski vai pa tālruni, faksu vai e-pastu. Centrālais iepirkumu birojs ir izveidots, lai pārvaldītu klienta prasības, vienlaikus nodrošinot iepirkumu politikas ievērošanu.
Lai kvalificētos amatam iepirkumu jomā, visiem kandidātiem ir jāiegūst minimālais koledžas diploms uzņēmējdarbībā vai iepirkumā. Profesionālajiem iepirkumu darbiniekiem parasti ir profesionāls apzīmējums, piemēram, sertificēts iepirkumu speciālists (CPP). Centralizētajā modelī pircējs ir sākuma līmeņa pozīcija. Gan iepirkumu speciālists, gan analītiķis ir profesionāli amati, un iepirkumu vadītājs veic uzraudzības pienākumus. Iepirkumu direktors nosaka stratēģisko virzienu un iesaistās augstvērtīgās sarunās.
Rūpnīcai specifiskā struktūrā birojā visaugstāk novērtētā persona parasti ir iepirkumu vadītājs. Katram iepirkuma vadītājam var būt viens vai divi iepirkumu darbinieki un vairāki pircēji. Kopējais darbinieku skaits ir atkarīgs no objekta lieluma un iepirkumu apjoma. Iepirkumu vadītāji parasti ziņo galvenajam finanšu darbiniekam vai kontrolierim rūpnīcā vai objektā.
Neatkarīgi no organizatoriskās struktūras, iepirkumu personāla primārais uzdevums ir atrast labāko iespējamo cenas, kvalitātes un servisa kombināciju. Katram biroja dalībniekam ir jāsniedz pakalpojums savai klientu grupai, jāsaprot prasības un jāsazinās ar piegādātāju kopienu. Labāko piegādātāju atrašana un pirkuma pasūtījuma pabeigšana ietver virkni darbību, kas paredzētas, lai nodrošinātu atklātu, taisnīgu procesu.
Pirkumu analīze galvenokārt ir galvenā funkcija, un to var organizēt kā finanšu pakalpojumu pienākumu. Šī persona veido pārskatus, lai izsekotu tēriņu darbību attiecībā pret līgumiem, vispārējiem tēriņiem un nodrošinātu atbilstību politikai. Šajā amatā bieži ir nepieciešama papildu apmācība statistikas un datu pārvaldības jomā. Šie ziņojumi parasti tiek sniegti augstākajai vadībai, lai izsekotu faktiskajiem izdevumiem un uzraudzītu iepirkumu biroja darbību.
SmartAsset.