Izdevumu cikls ir procesa veids, kas palīdz definēt, kas notiek no brīža, kad uzņēmums vai patērētājs nolemj, ka konkrētas preces vai pakalpojuma iegāde ir nepieciešama, līdz brīdim, kad pirkums ir pilnībā apmaksāts. Ciklā iekļauto darbību skaits un veids atšķirsies atkarībā no izpētes un pirkuma veikšanas atļaujas saņemšanas sarežģītības. Process var būt vēl sarežģītāks, pamatojoties uz politikām un procedūrām, kas ir saistītas ar lēmumu pieņemšanu, kad un kā piedāvāt maksājumu par šiem pirkumiem.
Daudziem uzņēmumiem izdevumu cikls sākas ar atļaujas piešķiršanu konkrēta pirkuma veikšanai. Parasti pusei, kas vēlas veikt pirkumu, iepirkuma aģentam vai nodaļai ir jāiesniedz tā sauktā pieprasījuma veidlapa. Ja aģents izskata pieprasījumu un konstatē, ka pieprasītā prece atbilst cenu noteikšanas vadlīnijām un uzņēmuma budžeta ierobežojumiem, nākamais cikla posms ietver pirkuma pasūtījuma numura izsniegšanu. Tajā brīdī puse, kas iesniegusi sākotnējo pieprasījumu, var sazināties ar pilnvaroto pārdevēju un veikt pasūtījumu, rūpīgi ievērojot, ka iepirkuma aģenta piešķirtais pirkuma pasūtījuma numurs ir jāiekļauj kā daļa no detaļām, kas atrodamas pasūtījuma rēķinā.
Kad pasūtījums ir veikts un pieprasītā prece ir piegādāta, nākamais solis izdevumu ciklā ietver preces saņemšanas uzskaiti un izmaksu piešķiršanu konkrētai nodaļai vai nodaļai uzņēmuma struktūrā. Atkarībā no iesaistītā uzņēmuma veida vienumu var ievietot aktīvajā krājumā, līdz tas faktiski tiek izmaksāts noteiktai nodaļai. Piemēram, izejvielas, kas tiek izmantotas preču radīšanā, kuras uzņēmums piedāvā pārdošanai, var tikt turētas uzņēmuma noliktavā līdz to izlaišanai un iekasētas nodaļā, kas kalpo kā pirmā saite ražošanas procesā.
Izdevumu cikla pēdējie posmi ietver maksājuma plānošanu par iegādātajām precēm. Dažos gadījumos cikls ir ļoti īss, piemēram, kad maksājums jāveic piegādes laikā. Citos gadījumos šī izdevumu cikla pēdējā daļa var sakārtot pašreizējos neapmaksātos rēķinus, pamatojoties uz piegādātāju norādītajiem termiņiem, kreditoru grupai izskatot un apstiprinot katru rēķinu apmaksai. Šajā brīdī maksājums ir paredzēts faktiskajā rēķinā norādītajā izpildes datumā vai pirms tā. Atkarībā no uzņēmuma politikām šis maksājums var būt elektroniska pārskaitījuma veidā uz pārdevēja kontu vai papīra čeka veidā, kas tiek sagatavots un nosūtīts uz pārdevēja norādīto pārsūtīšanas adresi. Parasti izdevumu cikls tiek uzskatīts par pabeigtu, kad maksājums ir apstrādāts un izdevējiestādes norēķini ir pabeigti.
SmartAsset.