Konferences sponsorēšana ir finansējuma nodrošināšana konferences izmaksu segšanai apmaiņā pret veicināšanas pasākumiem, piemēram, sponsora vārda norādīšanu konferences materiālos. Tas var būt labs sabiedrisko attiecību gājiens uzņēmumiem, kas vēlas radīt sabiedrībai pozitīvu tēlu, un tas nodrošinās konferences ar vērtīgu finansējumu. Konferences organizatori var vērsties pie sponsoriem, lai lūgtu palīdzību, vai arī sponsori var sagatavot priekšlikumu konferencei, kuru viņi piekritīs sponsorēt, un sadarboties ar nozares profesionāļiem, lai to organizētu.
Parasti konferenču sponsorēšana tiek iedalīta vairākos dažādos līmeņos atkarībā no piedāvātā finansiālā atbalsta apjoma. Lielākie sponsori nodrošina ievērojamu finansējumu, un konferencē var būt tikai viena vai grupa. Mazāki sponsori piedāvā naudu, bet ne tik daudz. Lielākie sponsori var saņemt vienādus rēķinus ar pašu konferenci par reklāmas materiāliem, pieminot reklāmās, programmās un sabiedrisko attiecību saziņā, piemēram, preses relīzēs. Nelieli sponsori parasti ir norādīti pateicībās programmās un vietnēs.
Uzņēmumi var sponsorēt vairākas konferences noteiktā gadā dažādos līmeņos, lai padarītu to vārdus pazīstamākus. Tā var būt laba sabiedrības informēšanas forma profesionālās konferencēs cilvēkiem, kuri varētu izmantot uzņēmuma produktus; piemēram, pārtikas rūpniecības uzņēmumi bieži sponsorē pārtikas izstādes, konferences par uzturu un tā tālāk. Konferences sponsorēšana var būt arī pasākums sabiedrisko attiecību labošanai vai uzlabošanai; tehnoloģiju uzņēmums varētu sponsorēt, piemēram, konferenci par sievietēm tehnoloģijās, lai parādītu, ka tā ir apņēmusies uzlabot sieviešu iespējas šajā jomā.
Organizatoriem, kuri vēlas saņemt konferences sponsorēšanu, ir jāsagatavo detalizēts priekšlikums. Priekšlikumā ir izklāstīta plānotā konference un saistītie pasākumi, sniegta informācija par to, kas piedalīsies, un parādīts potenciālajiem sponsoriem, kā viņu finansējums atbalstītu konferenci. Tajā ir arī sniegta informācija par priekšrocībām, kas pieejamas dažādos sponsorēšanas līmeņos, piemēram, pieminēšana programmā, to logotipu parādīšana konferences materiālos un tā tālāk.
Lielie uzņēmumi parasti katru gadu saņem daudz vairāk konferenču sponsorēšanas pieprasījumu, nekā tie spēj uzņemt. Amatpersonas tiksies, lai apspriestu pieprasījumus un izvēlētos perspektīvākos tālākai apspriešanai un iespējamai apstiprināšanai. Ja uzņēmums nevar piedāvāt finansiālu atbalstu, tas var sniegt ziedojumus natūrā, lai saņemtu atzinību un uzturētu labu tēlu sabiedrībā. Iesaistīšanās labdarības aktivitātēs nodrošina nodokļu atlaides un arī vairo pozitīvo priekšstatu par konferences sponsoriem.