Nodokļu virsgrāmatā ir vieta, kur ierakstīt informāciju, kas attiecas uz nodokļiem, lai atvieglotu uzskaiti visa gada garumā. Tas var ietvert laukus ienākumiem, atskaitījumiem, maksājumiem nodokļu aģentūrām un citiem datiem, kas var būt svarīgi nodokļu uzskaitei. Virsgrāmatas izmantošana var samazināt nodokļu sagatavošanas laiku un izveidot standartizētu ierakstu, ko izmantot revīzijas gadījumā. Virsgrāmatas programmatūra var ģenerēt pārskatus un saskarties ar citām grāmatvedības programmām, lai racionalizētu finanšu uzskaiti.
Tāpat kā citās virsgrāmatās, nodokļu virsgrāmatā ir virkne kolonnu informācijai, kas attiecas uz darījumiem, un rindas katra darījuma ierakstīšanai atsevišķi. Ierakstos var norādīt datumu, summu un raksturu, kā arī citu būtisku informāciju, piemēram, klasifikāciju, lai atzīmētu, kur nodokļu deklarācijā tiks veikts atskaitījums. Informāciju nodokļu virsgrāmatai var iegūt tieši no čekiem un rēķiniem vai no programmatūras, kurā tiek glabāta grāmatvedības informācija.
Programmatūra var būt ļoti noderīga finanšu uzskaitei. Dažas programmas sazināsies ar bankas kontu, lai automātiski iegūtu darījumu datus, un, iespējams, varēs tos arī klasificēt, pamatojoties uz kategorijām, kas piešķirtas vecākiem darījumiem. Informāciju par nodokļiem var apkopot atsevišķā nodokļu virsgrāmatā un summēt periodiskos pārskatos. Tajos var norādīt atskaitījumus, maksājumus un citu būtisku informāciju nodokļu maksātāja vai grāmatveža ērtībām.
Ir pieejamas arī drukātās virsgrāmatas. Ieteicams atlicināt laiku to atjaunināšanai, lai informācija būtu pēc iespējas aktuālāka, un informācijas ievadīšanai izmantot konsekventu sistēmu. Tas ļauj lietotājiem ātri izlaist savas virsgrāmatas, lai savāktu nepieciešamos materiālus, sagatavojot nodokļus. Nodokļu maksātāji var saglabāt kopijas kopā ar citiem ierakstiem, uz kuriem var atsaukties, ja rodas jautājumi vai problēmas ar nodokļu deklarācijām.
Papildus maksājumu, atskaitījumu un citas informācijas izsekošanai par personas vai uzņēmējdarbības nodokļiem nodokļu virsgrāmatu var izmantot arī, lai izsekotu tirdzniecības nodokli. Uzņēmumiem ir pienākums iekasēt tirdzniecības nodokli daudzos reģionos, un tie var uzturēt atsevišķu virsgrāmatu, lai to izsekotu, jo tas var kļūt ļoti sarežģīti. Personāls var reģistrēt darījumus, uz kuriem attiecas tirdzniecības nodoklis, un iekasēto summu, lai viņi varētu iesniegt to kopā ar nepieciešamo dokumentāciju, kad ir jāmaksā tirdzniecības nodoklis. Tas var samazināt risku nokavēt maksājumu vai nenosūtāt valdībai pareizo summu.