Kas ir papīrs?

Daudzi biroja efektivitātes eksperti iesaka, ka katrs papīrs nekavējoties jānodod tur, kur tas ir nepieciešams, lai ar to varētu rīkoties šī nodaļa vai persona. Pēc katras papīra lapas izlasīšanas un apstrādes to var vai nu vīlēt, sasmalcināt, izmest, pārstrādāt vai pakārt uz ziņojumu dēļa. Papīrus, kas vēl ir jāpabeidz, var glabāt daudzpakāpju paplātē. Paplātēm jābūt marķētām, lai paplātēs izvairītos no jauktu papīru kaudzēm.

Klasiskais veids, kā marķēt paplātes vai grozus galda daudzlīmeņu dokumentu turētājā, ir ar vārdiem iekšā un ārā. Ienākošais grozs ir paredzēts ienākošajiem papīriem, kas ir jāizdara, un ārējais grozs satur izejošos dokumentus, kas ir pabeigti. Daži biroja darbinieki joprojām marķē savas rakstāmgalda paplātes, savukārt citi var atteikties no etiķetēm. Daži darbinieki neizmanto daudzpakāpju paplātes dokumentu apstrādei, bet var izmantot iekarināmos failus, lai uzglabātu papīru dziļā galda atvilktnē.

Šķiet, ka daži darbinieki lielāko daļu dokumentu glabā kaudzē uz sava galda, taču lielākā daļa biznesa organizācijas ekspertu iesaka darbvirsmā ievietot tikai jaunāko projektu. Citus dokumentācijas projektus var glabāt paplātēs vai failos, lai tie būtu ērti. Ja meklējat nesakārtotus dokumentus, lai kaut ko atrastu, tas var samazināt produktivitāti.

Vairumam uzņēmumu izplatītie papīra darba veidi ir veidlapas, atskaites, juridiskie dokumenti, projektu īsie dokumenti, darbinieku vērtējumi, faksi, vēstules, nosūtīšanas atskaites, pasūtījumi un rēķini. Daudzi uzņēmumi izmanto datoru pasūtījumus un rēķinus, kā arī e-pastus, nevis vēstules. Tomēr lielākā daļa uzņēmumu izdrukā to kopijas citiem departamentiem, piemēram, grāmatvedības nodaļai. Daži biroji var būt praktiski bez papīra, taču daudzi joprojām strādā, lai sasniegtu šo punktu. Lielākā daļa uzņēmumu mūsdienās, kad vien iespējams, pārstrādā savus dokumentus, un papīra pārstrādes kastes ir ierasta parādība mūsdienu birojos.

SmartAsset.