Pārdevēja reģistrācija ir galvenās informācijas apkopošanas process no ārējiem preču un pakalpojumu piegādātājiem un šīs informācijas ievadīšana sistēmā, lai pārvaldītu attiecības. Izmantotā reģistrācijas sistēma parasti ir elektroniska vai uz interneta balstīta, taču to var apstrādāt papīra formātā. Reģistrācija tiek izmantota kā sliekšņa prasība, lai nodalītu piegādātājus, kuri ir piemēroti piegādātāji, un tos, kuri nav piemēroti piegādātāji.
Uzņēmumi, iestādes un valdības izmanto ārējos pārdevējus, lai piegādātu nepieciešamās preces un pakalpojumus, kas atbalsta darbības vai ražošanu. Pārdevēji ir neatņemams posms piegādes ķēdē, un tiem ir nepieciešama vadība. Pārdevējam kā ārējai pusei ir jābūt pārbaudītam, lai noteiktu kvalifikāciju un pieredzi, lai to varētu uzskatīt par uzticamu piegādātāju.
Katram potenciālajam klientam ir savi darbības standarti, kas virza pārdevēja kvalifikācijas procesu. Daži klienti var apstrādāt konfidenciālu informāciju vai sazināties ar augsta līmeņa klientiem. Citi klienti var saskarties ar neaizsargātām grupām, kurām nepieciešama licencēšana vai iepriekšēja pieredze. Pārdevējiem ir jāatbilst klienta vai klienta nozares noteiktajiem standartiem, un standartu ievērošana bieži vien ir jāpārvalda attiecību laikā.
Reģistrācija ir viens no pirmajiem soļiem pārdevēja pārvaldībā. Katram pārdevējam, kurš vēlas nodrošināt preces vai pakalpojumus, ir jāiesniedz standarta informācijas lapa. Šīs informācijas pilnīgums un atbilstība prasībām tiek pārbaudīts un ievadīts sistēmā. Pēc tam sistēma ir pieejama klienta iepirkumu personālam vai citiem darbiniekiem, lai viņi zinātu, kuri piegādātāji ir apstiprinātajā sarakstā, lai piedāvātu iespējas.
Lielākajai daļai lielāko iestāžu un valsts iestāžu, kas izmanto lielu daudzumu pārdevēju, ir izveidota oficiāla reģistrācijas sistēma. Piemēram, Apvienoto Nāciju Organizācijai un ASV valdībai ir pārdevēju reģistrācijas portāli, kas darbojas internetā. Ikvienam, kurš vēlas piegādāt preces vai pakalpojumus šīm organizācijām, ir jāreģistrējas tiešsaistes sistēmā. Reģistrācijas process ļauj šīm iestādēm pārvaldīt attiecības ar trešajām personām, jo īpaši attiecībā uz saziņu un atbilstību.
Parastam pārdevēja reģistrācijas procesam būs nepieciešama piegādātāja kontaktinformācija. Vienkāršā reģistrācijas sistēmā kontaktinformācija var būt viss, kas nepieciešams. Sarežģītākām sistēmām, kuru sākotnējā pārbaude ir integrēta procesā, būs nepieciešama papildu ievade. Šāda sistēma prasīs arī pierādījumus par pārdevēja kvalifikāciju, tostarp iepriekšējo pieredzi, izglītību, licencēm un sertifikātiem, kā arī var lūgt pievienot vai nosūtīt pierādījumus kā papildu dokumentāciju. Pārdevējam, iespējams, būs jāsniedz biznesa atsauces un elektroniski jāparaksta dažādas garantijas.
Kā papildu ieguvums dažas pārdevēju reģistrācijas sistēmas arī ļaus pārdevējiem norādīt funkcionālās intereses jomas. Dažām lielākajām entītijām ir pārdevēju iespējas dažādās darbības jomās. Reģistrācijas laikā veiktā atlase ļauj klientam iedalīt pārdevēju kategorijās, kā arī atvieglo segmentētu saziņu. Klients var paziņot piegādātāju apakškopai, kad rodas piemērotas iespējas, kas atbilst viņu specialitātes jomai.