Kas ir pienākumu dalīšana?

Darba vietā, kur tiek izmantota pienākumu sadale, uzdevumi tiek sadalīti trīs dažādās fāzēs. Pirmajā posmā kādam ir jāapstiprina darbība, piemēram, datora izsniegšana jaunam darbiniekam vai algas čeku ģenerēšana. Otrajā posmā kādam faktiski ir jāveic uzdevums; skaitļošanas nodaļas darbinieks, piemēram, nodrošina personālam datoru, un darbinieks par to parakstās. Visbeidzot, trešais komponents ietver auditu, lai pārliecinātos, ka uzdevums tika veikts pareizi.

Pienākumu nodalīšanai katrā punktā ir nepieciešams cits darbinieks. Darbinieki, kas ir atbildīgi par pilnvarojumiem, faktiski nevar veikt darbības, tādējādi ierobežojot darbinieku iespējas uzņemties iniciatīvu, piemēram, iekasēt līdzekļus no uzņēmuma. Auditēšanas nošķiršana nozīmē, ka pirms uzdevuma autorizācijas darbiniekam ir jāpārliecinās, vai tas ir piemērots, jo auditors to atzīmēs, ja radīsies problēma. Tāpat revidentu nošķiršana no personām, kas veic uzdevumus, nozīmē, ka atsevišķs darbinieks izmeklē pretenzijas par nepareizi izpildītiem uzdevumiem un periodiski pārbauda uzdevumu izpildi, lai pārliecinātos, ka neviens darbinieks neveic savus pienākumus.

Grāmatvedībā pienākumu nošķiršana ir ļoti svarīga. Tas ierobežo finanšu krāpšanas iespējas un nodrošina arī kļūdu noteikšanas mehānismu; persona, kas samazina algas čekus, piemēram, var lūgt apstiprinājumu par neparasti lielu vai mazu čeku. Grāmatvedības integritātes uzturēšana ir svarīga jebkura lieluma uzņēmumiem, un uzdevumu nodalīšana atvieglo grāmatvedības sistēmas auditu un kontroli.

Tas ir svarīgi arī vispārējai drošībai, drošībai un veiktspējai. Pienākumu nošķiršanai ir nozīme rūpnīcā, militārajās operācijās un tādās darbībās kā informācijas drošība. Ja uzņēmumā ir kādas situācijas, kad viena persona var kaut ko darīt un nodrošināt, ka tas netiek atklāts, tas rada draudus drošībai un prasa izvērtēšanu, lai noskaidrotu, vai ir iespējams ieviest pienākumu nošķiršanu.