Latīņu valodā pro forma nozīmē “kā formas jautājums”. Termins tiek lietots dažādās nozarēs, un jebkurā laikā, kad tiek pārdotas preces vai pakalpojumi, var tikt izmantots pro forma rēķins. Tā kā tas tiek uzrādīts pirms faktiskās pārdošanas, tas netiek uzskatīts par oficiālo rēķinu. Drīzāk to bieži izmanto kā vienošanos starp pircēju un pārdevēju, kurā pircējs piekrīt pirkt preci vai pakalpojumu no pārdevēja par noteiktu cenu. Informācija par šāda veida rēķinu parasti ir tāda pati kā komercrēķinā pēc darījuma apstiprināšanas, lai gan dažkārt daži dati var mainīties.
Tipiskā standarta rēķinā parasti ir norādīts pircēja un pārdevēja datums, vārds un kontaktinformācija. Tajā ir arī sadalīta cena par pārdodamās preces vai pakalpojuma vienību, kā arī katras preces vai pakalpojuma apraksts un kopējā cena. Papildu informācija, piemēram, maksājuma veids un preces vai pakalpojuma piegādes datums, bieži ir arī komercrēķinā. Pro forma rēķinā parasti ir iekļauta visa šī informācija, lai gan dažos gadījumos cena var mainīties pirms darījuma pabeigšanas. Daži uzņēmumi sākumā piedāvā tikai vispārīgāku veidlapu, un tādā gadījumā faktiskā informācija par pārdošanu tiek aizpildīta tikai pēc pārdošanas.
Ne visi izvēlas izmantot pro forma rēķinu, taču tas bieži tiek ieteikts pirms pārdošanas beigām, lai novērstu pārpratumus. Parasti to uzskata par vēlamāku nekā citātu, jo ir iekļauts tik daudz detaļu. Veidlapā ir norādīta ne tikai cena, bet arī cita būtiska informācija, piemēram, piegādes datums un maksājuma nosacījumi, lai nevienai pusei nebūtu nekādu pārsteigumu. Daudzi cilvēki, kas pērk lielu daudzumu produktu vienlaikus vai, iespējams, ir nepieciešams finansējums, pirms oficiālā darījuma pieprasa skatīt pro forma rēķinu.
Lai gan pro forma rēķins reti tiek uzskatīts par oficiālu, dažreiz tas tiek pieņemts, ja nav pieejami standarta komercrēķini. Dažreiz tas tiek izsniegts, lai saņemtu avansa maksājumu pirms pakalpojuma pabeigšanas vai preces nosūtīšanas. Jebkurā gadījumā tas parasti netiek izsniegts, kamēr abas puses nav zināmas un par to nav vienojušās lielākā daļa darījuma detaļu. Parasti nekas netiek reģistrēts ne kreditoru, ne debitoru parādos, kamēr nav izstrādāts oficiālais komercrēķins.