Atšķirībā no tradicionālās projektu vadības, kas koncentrējas tikai uz katru uzņēmuma atsevišķu projektu, projektu portfeļa vadība (PPM) ņem vērā organizācijas projektu kopumu. Tādējādi PPM ir uzņēmuma projektu kontrolēta analīze un koordinēšana. Izmantojot rīkus, programmatūru un procesus, PPM bieži ļauj piešķirt resursus un optimāli sakārtot projektus. Tā var arī analizēt lielāko uzņēmuma atdevi, identificējot tos projektus, kas ir visnozīmīgākie. Galu galā projektu portfeļa pārvaldība var ietvert visus organizācijas biznesa mērķus un samazināt projektu pārklāšanos vai resursus patērējošus projektus.
Projektu portfeļa vadība (PPM) ir uzņēmuma projektu koordinēta analīze un kontrole. Lai gan daudzi biznesa profesionāļi uzskata, ka tie ir saistīti ar informācijas tehnoloģijām, PPM var veiksmīgi ieviest lielākajā daļā nozaru. Uzņēmumi bieži vien veic vairākus projektus vienlaikus, kas var ierobežot tādus resursus kā nauda, laiks, cilvēki un kapacitāte. Viens no iespējamiem projektu un portfeļa pārvaldības mērķiem ir piešķirt šos resursus, lai palīdzētu uzņēmumam gūt vislielāko peļņu. PPM var arī palīdzēt vadītājiem noteikt piedāvāto projektu optimālo kombināciju un secību, vienlaikus ņemot vērā reālos faktorus.
Kad organizācijas uzņemas projektus, tās bieži apņemas veikt ievērojamus ieguldījumus. Projektu portfeļa pārvaldību dažkārt salīdzina ar portfeļa pārvaldību, jo abiem ir nepieciešama ieguldījumu pārraudzība. PPM bieži ļauj vadītājiem optimizēt, līdzsvarot un nepārtraukti precizēt savus portfeļus, tādējādi gūstot lielāku atdevi, vienlaikus samazinot kopējo risku.
Īpaši rīki, programmatūras lietojumprogrammas un procesi bieži vien nodrošina projektu portfeļa pārvaldības pamatu. Piemēram, lēmumu koku izmantošana ar sazarotiem mezgliem var detalizēt katru potenciālo projektu saistībā ar viena portfeļa budžetu. Tādējādi vadītāji, visticamāk, izmantos šo informāciju, lai izlemtu, kādus projektus var atļauties un kurus nevar atļauties. Cits rīks var izveidot centralizētu apļveida skatījumu uz projektiem, kur neveselīgi, mazvērtīgi vai dublēti projekti tiek novirzīti uz apļa ārpusi. Pēc tam projekta vadības komandas locekļi var aprēķināt aptuveno ieguldījumu atdevi visiem projektiem un publicēt portfeļa paredzamās darbības momentuzņēmumu, lai novērtētu, kuri projekti ir visnozīmīgākie.
The various measurements and strategies afforded by PPM may help managers achieve specific business objectives. For example, rather than focusing just on project marketing and development, the principles of PPM usually incorporate additional crucial factors such as financing, the demand of customers and consumption of the company’s resources. Thus, the decision to invest in and the processes to proceed with a project can reflect comparisons of benefits with costs.
Vēl viena nepārprotama PPM īpašība ir tā spēja novērtēt projektus un noteikt to prioritātes. Katrs uzņēmuma izvēlētais projekts bieži ir jānovērtē, ņemot vērā tā biznesa vērtību un politikas ievērošanu. Paplašinoties uzņēmuma uzņēmējdarbības iespējām, visticamāk, pieaugs arī tā portfelis. Tādējādi projektu portfeļa pārvaldība bieži palīdz uzņēmumiem atteikties no uzdevumiem, kas iztērē resursus, un pieņem projektus, kuriem ir jēga laika un naudas ziņā.
Lai gan zināšanas par katra projekta individuālo sniegumu ir svarīgas, vienlīdz svarīga ir katra projekta ietekme uz pašu portfeli. Tādējādi projektu vadītājs, visticamāk, noteiks, kā katrs projekts veicina kopējo portfeļa sasniegšanu, vai kāds projekts var negatīvi ietekmēt nākamos projektus un kādi portfeļa projekti ir atkarīgi no citiem. Strādājot šajā līmenī, var būt nepieciešams apkopot galvenos datus, lai izvairītos no informācijas pārslodzes. Tādējādi projektu portfeļa pārvaldība var nodrošināt veiktspējas un progresa kopsavilkumu, kā arī aplēses attiecībā pret faktiskajām izmaksām.
Projektu portfeļa pārvaldības procesi bieži tiek uzskatīti par vērtīgiem ekonomisko grūtību laikā, taču daži uzņēmumi šīs stratēģijas īsteno kā ikdienas praksi. Bez PPM organizācija var piedzīvot projektus, kas pārklājas vai lieki, projekti, kas darbojas vairākos nolūkos, vai projekti, kas nav saskaņoti ar biznesa stratēģijām. Šādas nepilnības var rasties, jo katrs projekts var izskatīties labi uz papīra, bet reālās vērtības var nebūt redzamas, kamēr tās nav analizētas ar uz rezultātiem orientētiem rīkiem.