Projektu vadības grāmatvedība izseko konkrētu biznesa projektu vai procesu izmaksas. Šis uzskaites veids atbilst standarta darba pasūtījuma izmaksu uzskaites metodei. Individuālie finanšu pārskati, ko nodrošina projektu vadības grāmatvedība, norāda, vai projekts atbilst budžetam, tam ir liels izmaksu pārsniegums vai arī tas nesasniedz citus vadības izvirzītos finanšu mērķus.
Darba pasūtījuma izmaksu aprēķinā tiek uzskaitītas visas izmaksas, kas saistītas ar konkrētiem atsevišķiem projektiem. Uzņēmumi izmanto projektus, lai izsekotu atsevišķu darbību panākumiem savā uzņēmumā. Šos projektus bieži vada projektu vadītāji, kuriem nepieciešama informācija par finanšu rezultātiem.
Uzņēmumi izmanto darba pasūtījumu izmaksu aprēķināšanu, lai izsekotu tiešajiem materiāliem, tiešajam darbaspēkam un ražošanas pieskaitāmajām izmaksām. Katrai projektā izmantotajai precei ir īpašs konts virsgrāmatā. Grāmatveži reģistrēs katra projekta izmaksas katru reizi, kad prece tiek izmantota. Šo izmaksu kopsumma atspoguļo pašreizējās projekta izmaksas.
Daži uzņēmumi var sadalīt izmaksas kategorijās, lai saprastu, kura joma ir izmaksu pārsnieguma rezultāts. Piemēram, kad projekti atpaliek, bieži vien ir nepieciešams vairāk darbaspēka, lai projekts būtu aktuāls. Tāpēc grāmatveži piešķirs projektam vairāk tiešo darbaspēka izmaksu, palielinot kopējās projekta izmaksas.
Dažas nozares ir ievērojamākas, izmantojot projektu vadības grāmatvedību, tostarp būvniecības, ražošanas un infrastruktūras uzņēmumi. Piemēram, lidmašīnu ražotājs var izmantot projektu vadības uzskaites sistēmu, kuras pamatā ir standarta darba pasūtījuma izmaksu aprēķināšana. Ja uzņēmums pieņem īpašus pasūtījumus lidmašīnām, uzņēmumam būs jāizveido atsevišķa uzskaites sistēma katram īpašajam pasūtījumam. Visas projektā izmantotās izmaksas ir attiecīgi jāsadala. Nespēja pārvaldīt projekta izmaksas, visticamāk, radīs mazāku peļņu, jo lidmašīnas ražotājs, iespējams, nevarēs paaugstināt cenu sākotnējā projekta piedāvājumā.
Projektu vadības grāmatvedība bieži ir pakļauta krāpšanai un nepatiesai informācijai. Uzņēmumi, kuriem vienlaikus tiek īstenoti vairāki projekti, var sadalīt izmaksas no viena projekta uz nākamo. Tas ļauj uzņēmumam novirzīt izmaksu pārsniegumus starp dažādiem projektiem, lai uzrādītu peļņu no konkrēta projekta. Tas ir krāpšana, jo ar katru projektu būs saistītas izmaksas, kas precīzi neatspoguļo projektā izmantotos materiālus vai darbu. Vadības pārbaude bieži ir nepieciešama, lai apstiprinātu materiālu vai darbaspēka pasūtījumus, kas var palīdzēt nodrošināt, ka projektu vadītājiem nav galīgā vārda par preču pasūtīšanu izmantošanai projektā un mēģinājumu slēpt izmaksas.