Kas ir rakstveida apliecinājums un kad tas vajadzīgs?

Apliecinājuma jēga ir pārlikt atbildību par ziņu patiesumu uz to personu, kas tās sniedz. Dokumentā parasti norāda iesniedzēja datus, skaidri formulētu apgalvojumu, datumu un parakstu, kā arī bieži atzīmi par to, ka persona ir informēta par atbildību par nepatiesu ziņu sniegšanu. Tieši šī atzīme padara dokumentu par kaut ko vairāk nekā parastu vēstuli.

Latvijā apliecinājumu var nākties iesniegt ļoti dažādās situācijās: mantojuma lietā pie zvērināta notāra, iesniedzot deklarāciju Valsts ieņēmumu dienestam, kārtojot dokumentus Uzņēmumu reģistrā, pierādot dzīvesvietu, apliecinot ģimenes stāvokli ārvalsts iestādei vai pilnvarojot citu personu rīkoties savā vārdā. Prasības ir atkarīgas no adresāta: dažviet pietiek ar pašrocīgu parakstu, citur nepieciešams notāra apliecinājums par paraksta īstumu vai pat notariāls akts.

Tekstu ir vērts rakstīt pēc vienas un tās pašas struktūras. Vispirms nosaukums un adresāts, tad ziņas par sevi, tostarp personas kods vai dzimšanas datums, pēc tam numurēti apgalvojumi, katrs par vienu faktu un pēc iespējas konkrētāks, tad atsauce uz pievienotajiem pierādījumiem, un beigās datums, vieta un paraksts. Numurēti apgalvojumi nav estētikas jautājums: ja iestāde vai tiesa apstrīd vienu punktu, pārējie paliek spēkā, un uz tiem var atsaukties pēc numura.

Elektroniskajā vidē līdzvērtīgu spēku dod drošs elektroniskais paraksts ar laika zīmogu, ko Latvijā nodrošina, piemēram, eParaksts. Ar to parakstīts dokuments ir pielīdzināms pašrocīgi parakstītam, un iestādes to pieņem bez papildu apliecinājuma, ja vien likums konkrētajam darījumam neprasa notariālu formu. Ievērojiet, ka parakstīt vajag pašu galīgo dokumentu: ja pēc parakstīšanas failu atver un saglabā no jauna, paraksts kļūst nederīgs.

Ja dokuments paredzēts ārvalstij, ar parakstu vien nepietiek: parasti nepieciešama legalizācija vai apostille, ko Latvijā izsniedz zvērināti notāri, un bieži arī tulkojums ar tulkojuma pareizības apliecinājumu. Eiropas Savienībā vairākiem publiskiem dokumentiem apostille ir atcelta un aizstāta ar daudzvalodu standarta veidlapu, tādēļ prasības jāprecizē tieši tajā iestādē, kurai dokuments iesniedzams. Precizēt ir lētāk nekā otrreiz maksāt par apliecinājumu un tulkojumu.