Apmācību administratora galvenais pienākums ir plānot un īstenot apmācību programmas uzņēmumiem, valsts aģentūrām un bezpeļņas organizācijām. Tā kā cilvēki ar šo darbu galvenokārt strādā ar jaunpieņemtiem darbiniekiem, šī ir cilvēkresursu pozīcija, kas uztur pastāvīgu saziņu ar citām uzņēmuma galvenajām nodaļām. Paredzot uzņēmuma vajadzības un izstrādājot atbilstošus apmācību plānus, personai šajā amatā ir zināšanas par dažādu nodaļu darbību.
Mācību administrators parasti regulāri tiekas ar kolēģiem un vadītājiem, lai noteiktu vajadzību pēc jauniem darbiniekiem un definētu darba apjomu, ar ko nodarbosies jaunie darbinieki. Šie administratora darbi parasti ir saistīti ar apmācību grafiku un politiku izveidi un atbilstošu mācību metožu noteikšanu. Administrators izlemj, kāda veida apmācība būs visefektīvākā konkrētajam darbam; metodes var ietvert individuālu apmācību; grupu nodarbības; instruktāža darba vietā; vai apmeklējot konferences, seminārus vai lekcijas. Pēc apmācības programmas pabeigšanas apmācību administrators palīdz novērtēt un novērtēt katra apmācāmā individuālo progresu.
Administrators sagatavo arī mācību materiālus, ieskaites un eksāmenus, kā arī vērtēšanas informāciju. Viņš vai viņa var būt atbildīgs arī par mācību resursu bibliotēkas uzturēšanu. Mācību administratora darbs ietver visu šo dokumentu izveidi un organizēšanu, kā arī vizuālo palīglīdzekļu fizisko noformēšanu, jaunu darbinieku izdales materiālu un apmācības rokasgrāmatas.
Apmācību administratori izmanto plašu zināšanu klāstu par to, kā darbojas dažādi departamenti, kā arī par to, kā tiek apstrādāti cilvēkresursu procesi. Papildus apmācībai, kas saistīta ar darbu, viņš vai viņa var vadīt darbinieku orientācijas sanāksmes, lasīt lekcijas par drošību un sabiedrības veselību vai piedalīties līderu attīstības iniciatīvās. Amats prasa augstu elastības līmeni un vēlmi uzzināt, kā darbojas katrs uzņēmuma aspekts.
Administratīvie un lietvedības uzdevumi ir galvenā apmācības administratora amata apraksta daļa. Lai veiktu darba pamatlietas, administrators izmanto augsta līmeņa zināšanas par biroja procedūrām. Tekstu apstrādi, reģistrēšanu, budžetu sagatavošanu un sanāksmju plānošanu parasti veic apmācību administrators.
Personai ar šo darbu var būt arī jāvada apmācības nodarbības un semināri. Viņam vai viņai jābūt apmierinātam ar publisku uzstāšanos, un viņam ir jābūt saistošam, izklaidējošam, uzrunājot lielu grupu. Administrators bieži ir pirmais kontaktpunkts, ar kuru darbinieki saskarsies ar jaunajām darbavietām, un apmācību administratoram ir pienākums viegli un viegli izskaidrot amata detaļas.