Ko dara mājas sekretārs?

Parasti mājas sekretāre atbild uz zvaniem un risina klientu problēmas klienta vārdā. Klients var pāradresēt savu tālruņa līniju uz sekretāres mājas līniju, bet citos gadījumos klients nodrošina klientiem paša sekretāres numuru. Tāpat kā jebkuram administratīvajam palīgam, arī sekretāram no mājām ir jāpieņem ziņas un jāpārsūta svarīgi zvani klientam. Parasti klients sazinās ar sekretāri visas dienas garumā un sniedz sekretārei norādījumus, kuros sīki aprakstīts, kurus klienta zvanus pāradresēt un diennakts laikus, kad klients nebūs sasniedzams.

Mājas sekretāri arī pieņem un atbild uz e-pastiem klienta vārdā. Tāpat kā ar tālruņa zvaniem, steidzami e-pasta ziņojumi var tikt nosūtīti tieši klientam, savukārt mazāk svarīgi ziņojumi var tikt saglabāti un atbildēti vēlāk. Daži klienti var sarunāt konferences zvanus ar savu sekretāri, kuru laikā klients diktēs e-pastus, kas sekretārei pēc tam jāsastāda un jānosūta klientiem. Turklāt sekretārei no mājām var būt arī jāraksta un jānosūta vēstules klienta vārdā.

Daži mazie uzņēmumi arī pieprasa, lai sekretāri veiktu administratīvos pienākumus, kas saistīti ar uzņēmumu vietnēm. Klients parasti nolīgst programmētāju, lai izveidotu vietni, bet sekretāram var tikt nodrošināta pieteikšanās informācija un lūgts atjaunināt vietnes informāciju katru dienu vai katru nedēļu. Kad uzņēmums organizē akciju, sekretāram, iespējams, būs jāievieto detalizēta informācija par akciju uzņēmuma tīmekļa vietnē, kā arī jāsagatavo un jāizsūta reklāmas e-pasta ziņojumi.

Mazo uzņēmumu īpašniekiem bieži vien ir jāorganizē klātienes tikšanās ar klientiem, lai vienotos par pārdošanas un pakalpojumu līgumiem. Daudzos gadījumos mājas sekretārs var organizēt šīs tikšanās, sazinoties ar klienta biznesa partneriem un potenciālajiem klientiem. Parasti sekretāriem ir piekļuve klienta tiešsaistes kalendāram vai plānotājam, lai sekretārs varētu ierakstīt informāciju par šīm sanāksmēm.

Mājas sekretāra kvalifikācija atšķiras atkarībā no klienta vajadzībām. Parasti sekretāram ir jābūt labām mašīnrakstīšanas un klientu apkalpošanas prasmēm. Dažas firmas, kas slēdz līgumus par sekretāriem, pieprasa, lai līgumdarbinieki būtu izgājuši kādu arodapmācību koledžā vai sekretāru apmācības skolās. Klientiem, kas strādā ar ārvalstu klientiem, var būt nepieciešams mājas sekretāru darbs, lai viņiem būtu otrās valodas zināšanas.