Zināšanu organizācija ir vispārējs process, kurā tiek “sakārtota” un sakārtota visa uzņēmuma vai firmas savāktā informācija un zināšanas. Tādā veidā uzņēmumam var būt daudz vieglāk iegūt datus un resursus, kad tas ir nepieciešams. Šis process arī palīdz uzņēmumam noteikt, cik daudz zināšanu tam ir un cik daudz tam trūkst. Tāpēc zināšanu organizācijas jēdziens “zināšanas” ir traktējis kā aktīvu, kas ir jāsaglabā un jāpalielina uzņēmuma labā.
Zināšanu organizēšanas metode ietver vairākus soļus, kas var notikt gan pārklājoties, gan vienlaicīgi. Pirmais solis ir klasifikācija, kurā dokumentus vispirms var sakārtot un sagrupēt atbilstoši to kopējiem faktoriem. Pēc tam seko zināšanu kartēšana, kurā tiek identificēti visi potenciālie zināšanu avoti — cilvēki, institūcijas un tehnoloģijas. Tas palīdz uzlabot pieejamo zināšanu kvalitāti un kvantitāti.
Visu zināšanu indeksēšana ir nākamais solis zināšanu organizēšanā. Šajā posmā tiek saglabāti visi savāktie dati un dokumenti. Parasti kategorizēšana notiek vienlaikus ar indeksēšanu, lai identificētu un marķētu visas sākotnēji klasificētās zināšanu grupas. Šo darbību veikšana var būt grūti izpildāma, ja tās tiek veiktas manuāli, tāpēc uzņēmumi parasti izmanto datoru programmatūru un lietojumprogrammas, lai atvieglotu uzdevumus. Datorprogrammas ir arī pieejamākas visu veidu dokumentu un “zināšanu” meklēšanā un izgūšanā.
Zināšanu organizācija nodarbojas ne tikai ar zināšanām, kuras var ienest uzņēmumā, bet arī ar pašā uzņēmumā esošajām zināšanām un informāciju. Iekšējo zināšanu piemēri ir darbinieku novērtējumi, darbplūsmas diagrammas un gada finanšu pārskati. Visas šīs zināšanas palīdz uzņēmumam noteikt, kur slēpjas tā stiprās puses un kā samazināt un uzlabot vājās puses. Kad ir iegūtas visas attiecīgās zināšanas, galvenie darbinieki var vadīt sanāksmes un konferences zināšanu organizācijas ietvaros.
Šī prakse ir svarīga ne tikai uzņēmumiem un ar uzņēmējdarbību saistītām jomām, bet ir vērtīga arī iestādēs, vēstures arhīvos, muzejos. Pat bibliotēkas ievēro tradicionālu zināšanu organizācijas veidu, izmantojot katalogu kartes un rādītājus, ilgi pirms datoru klātbūtnes. Jo īpaši muzejiem ir jāsakārto visas savāktās zināšanas, lai nodrošinātu, ka visi dati ir autentiski, ticami un sabiedrībai pieejami. Pat enciklopēdijas un almanahi ir ikdienas piemēri, kur izmantota zināšanu organizācija. Rezumējot, visām organizācijām un centieniem, kas balstās uz zināšanām, ir nepieciešams zināšanu organizēšanas process, lai visus attiecīgos datus būtu viegli savākt, izgūt un saprast.
SmartAsset.