Darbinieku pabalstu pārvaldnieks ir atbildīgs par organizācijas darbinieku pabalstu plāna vispārējās administrēšanas pārvaldību. Darbinieku pabalstu vadītāji iegūst labākos plānus no apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējiem par viskonkurētspējīgākajām likmēm, informē darbiniekus par pabalstiem un to attiecīgajām izmaksām un pārrauga darbinieku prasību veidlapu iesniegšanu apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējam. Organizācijās, kurās nav darbinieku pabalstu pārvaldnieka, šos pienākumus parasti veic cilvēkresursi vai biroja administrācija.
Pirmais solis, ko darbinieku pabalstu vadītāji veic, veidojot uzņēmuma veselības plānu, ietver tāda plāna iegūšanu, kas atbilst lielākajai daļai darbinieku par vislabākajām likmēm. Tas nozīmē, ka jāsazinās ar dažādām apdrošināšanas kompānijām, lai noskaidrotu, kādas paketes tās piedāvā un par kādām likmēm. Lielākajai daļai organizāciju ideālais apdrošinātājs piedāvā elastīgas paketes, kas piemērotas pēc iespējas plašākam darbinieku lokam un par zemākajām izmaksām. Kad apdrošināšanas sniedzējs ir izvēlēts, darbinieku pabalstu pārvaldnieks izveido attiecības ar apdrošinātāja nodarbināto kontaktpersonu, piemēram, plāna pārstāvi vai uzņēmuma pārdevēju.
Darbinieku pabalstu pārvaldnieks ir atbildīgs par darbinieku pabalstu plāna informācijas skaidru paziņošanu visiem atbilstošajiem darbiniekiem. Šie dati ietver: to, ko plāns sedz, izmaksas un maksāšanas iespējas. Daudzos darbinieku pabalstu plānos seguma izmaksas tiek atskaitītas tieši no darbinieku algas čekiem. Darbinieku pabalstu pārvaldnieks arī sazinās starp darbiniekiem un apdrošinātāju, lai atbildētu uz visiem darbinieku jautājumiem, piemēram, vai viņi var atteikties no plāna, ja uz viņiem jau attiecas laulātā plāns.
Darbinieku pabalstu pārvaldnieks nodrošina darbiniekiem tādus materiālus kā pabalstu rokasgrāmata, kurā ir izklāstīti viņu ieguvumi, kā arī pabalstu karti, ko viņi var uzrādīt veselības aprūpes speciālistiem iegādes brīdī, ja viņu plāns tiek īstenots ar līdzmaksājumu, nevis atlīdzību. Darbinieku pabalstu plāni, kas darbojas ar atlīdzību, parasti nozīmē, ka darbinieku pabalstu vadītājam ir jāpārrauga daudz dokumentu no darbinieka līdz apdrošinātājam. Darbinieku pabalstu pārvaldnieks parasti izskata prasības pirms to iesniegšanas, lai nodrošinātu, ka ir pievienoti oriģinālie kvītis un veidlapās ir sniegta visa nepieciešamā informācija, tostarp darbinieka veselības plāna ID numurs, sociālās apdrošināšanas numurs un paraksts.