Pabalstu administrēšana ietver darbinieku pabalstu izveidi un pārvaldību, kā arī līdzekļu nodrošināšanu darbiniekiem, lai viņi varētu izprast, kā pabalsti darbojas un kādi standarti ir jāievēro darbiniekiem, lai tie varētu pretendēt uz pabalstiem. Bieži vien pabalstu administrēšana notiek lielāka uzņēmuma cilvēkresursu nodaļā, lai gan mazāki uzņēmumi pabalstu administrēšanas funkciju var noteikt citām jomām vai personām. Šeit ir sniegta informācija par to, ko efektīvs administrators dara ikdienā.
Liela daļa administratora darba ir veltīta pašlaik spēkā esošā pabalstu plāna saskaņošanai. Pabalstu administrēšana ietver lielu dienas daļu, pārliecinoties, ka pabalstu plāni darbojas nevainojami. Tas bieži ietver personīgo dienu, atvaļinājuma dienu un slimības dienu uzkrāšanas pārskatīšanu. Administrators pārliecināsies, ka brīvdienu pievienošanas process darbinieka kontam tiek veikts saskaņā ar uzņēmuma noteikto procesu. Turklāt administrators sadarbosies ar algu nodaļu, lai pārliecinātos, ka darbiniekam tiek samaksāts par visām apstiprinātajām pavadītajām dienām un ka šīs dienas tiek atskaitītas no atbilstošā resursa.
Pēc tam pabalstu administrēšana bieži ietver kvalificētu darbinieku veselības apdrošināšanas seguma pārraudzību. Tas nozīmē, ka ir jāpārliecinās, ka maksājumi apdrošināšanas sniedzējam tiek veikti savlaicīgi, kā arī jānodrošina, lai katrs kvalificēts darbinieks, kurš vēlas tikt iekļauts grupas segumā, tiktu pienācīgi apstrādāts. Administrators būs atbildīgs arī par pabalstu plāna ieviešanu jaunajiem darbiniekiem, kuri pabeidz pārbaudes laiku, kas daudziem uzņēmumiem ir nepieciešams, lai iegūtu tiesības uzkrāt apmaksātu atvaļinājumu un veselības segumu.
Ja darbinieku pabalstu programmā ir iekļauta ieguldījumu vai pensionēšanās programma, pabalstu administrācijas personāls pārraudzīs arī šo programmu ikdienas darbību. Tas var ietvert pārliecību, ka tiek veikti atskaitījumi no algas, lai palīdzētu finansēt visas darbinieka veiktās iemaksas, kā arī nodrošinātu, ka visi atbilstošie līdzekļi, ko solījis darba devējs, tiek piemēroti savlaicīgi. Tādējādi administrators sazināsies ar uzņēmuma finanšu darbiniekiem, kuri strādās ar administrācijas komandu visu uzņēmuma darbinieku labā gan stundu, gan algotu darbu.
Daļa pabalstu administrēšanas ietver arī mijiedarbību ar darbinieku. Jebkurā brīdī darbiniekam ir jābūt iespējai tikties ar administratoru un iegūt jaunāko informāciju par viņa pabalstu statusu. No šī viedokļa administrators ir saziņas līdzeklis starp uzņēmumu un darbinieku. Tas var notikt, ļaujot darbiniekiem veikt pieprasījumus, kad viņi vēlas, kā arī proaktīvi sniedzot periodiskus atjauninājumus katram darbiniekam par viņu pabalstu statusu.
Ir svarīgi apzināties, ka pabalstu administrēšana ir saistīta ne tikai ar darbinieka, bet arī uzņēmuma labklājības nodrošināšanu. Šajā nolūkā efektīva pabalstu administrēšana nozīmē tādu pabalstu programmu izstrādi, kas ir izdevīgas darbiniekam, bet nerada pārmērīgu spiedienu uz uzņēmumu, lai tas izpildītu šīs pabalstu saistības. Šī iemesla dēļ administratori bieži meklē jaunas priekšrocības, cenšoties atrast programmas, kas darbiniekiem nodrošinās vismaz tikpat daudz, vienlaikus saglabājot pēc iespējas zemākas izmaksas darba devējiem.