Jūsu uzņēmumam piemērota videokonferenču aprīkojuma izvēle ir uzdevums, kas prasa stingru uzmanību detaļām. Tā kā šāda veida sistēmas komponenti var būt dārgi, jāņem vērā tādi galvenie faktori kā konferenču monitoru un ekrānu izšķirtspējas kvalitāte, ar sistēmu savienoto videokonferenču tālruņu skaņas skaidrība, nodrošināto funkciju klāsts. apmeklētājiem un moderatoriem, kā arī sistēmas darbības grūtības. Rūpīgi salīdzinot vairākas dažādas sistēmas, ir iespējams iegādāties pareizo aprīkojumu un baudīt nemainīgu kvalitāti videokonferences lietošanā vairākus gadus.
Pirms mēģināt novērtēt jebkuru videokonferenču aprīkojumu, ir svarīgi noteikt, ko vēlaties sistēmā. Daudzi uzņēmumi izmanto iekšējās sistēmas, kas galvenokārt izmanto kādu centrālo aparatūru, kas atrodas uzņēmuma galvenajā mītnē, kas palīdz atbalstīt citu komponentu izmantošanu katrā tīkla vietā. Citi izvēlas izmantot autonomas sistēmas, kas ir pamanītas katrā vietā un spēj darboties neatkarīgi viena no otras. Ja ideja ir izveidot tīklu, kas ļautu katrai vietai pārvaldīt savas konferences, tad, ņemot vērā to, tiks ietekmēts iegādātā aprīkojuma veids.
Līdzās izmantošanas elastībai svarīgi būs arī faktori, kas saistīti ar videokonferences faktisko izpildi. Piemēram, dažas videokonferenču iekārtas ļaus moderatoram sadalīt displeju, lai vienlaikus skatītu katru dalības vietu vienā konferencē, nevis manuāli pāriet no vienas konferences uz nākamo vai iestatīt sistēmu, lai parādītu vieta, kas pašlaik runā vai ir citā veidā aktīva. Uzlabotas sistēmas arī ļaus moderatoram izveidot savienojumus ar dalībniekiem, iekļaujot šīs vietas sapulcē, vai atvienot atrašanās vietas no sapulces, kad tās vairs nav vajadzīgas. Tādas funkcijas kā skaņas izslēgšana vai ļaut moderatoram atstāt vienu vai divas vietas privātai konferencei neatkarīgi no galvenās sanāksmes, ir arī vēl viena iespēja, kas varētu būt apsvēršanas vērta.
Kad ir pieņemti lēmumi par to, kāda veida aparatūras un programmatūras funkcijas tiek uzskatītas par nepieciešamām, labākā videokonferenču aprīkojuma atrašana tiks vērsta uz to sistēmu atrašanu, kuras būs piemērotas. Tas bieži ietver darbu ar tirdzniecības pārstāvjiem, lai identificētu konkrētas sistēmas un konfigurācijas, kā arī apmeklētu šo sistēmu demonstrācijas. Atšķirībā no cita veida biznesa sakaru sistēmu iegādes, lai pieņemtu apzinātu lēmumu, ir obligāti jāredz izmantotās videokonferenču iekārtas.
Pēc pāris videokonferenču aprīkojuma pakotņu noteikšanas, kas šķietami atbilst jūsu vajadzībām, veltiet laiku, lai salīdzinātu šīs sistēmas kvalitātes, lietošanas vienkāršības, skaņas un attēla kvalitātes un kopējās izmaksas, ieskaitot uzstādīšanu un apkopi. Atvēlot laiku, lai rūpīgi izpētītu katru no šiem aspektiem, būs vieglāk noteikt, kura sistēma nodrošinās augstākā līmeņa pakalpojumus par labāko cenu, padarot pirkumu izdevīgāku. Vienmēr rūpīgi iepazīstieties ar servisa līguma un garantijas noteikumiem un ievērojiet labākos iespējamos noteikumus. Tas palīdzēs samazināt izdevumus, kas saistīti ar videokonferenču aprīkojuma īpašumtiesībām un ekspluatāciju, tādējādi atvieglojot budžeta izpildi.