Lai gan dažreiz šie divi termini tiek lietoti kā sinonīmi, tīmekļa un video konferences faktiski ir divi dažādi saziņas produkti. Lai gan abos produktos var kaut kādā veidā izmantot video, katram ir noteiktas lietojumprogrammas, kas padara tos ideāli piemērotus konkrētām situācijām. Tīmekļa un video konferencēm izmantotā tehnoloģija arī nedaudz atšķiras, un tas ir jāņem vērā, izvēloties sapulci, kurā var būt izmantots kāds no produktiem.
Videokonferences ir rīks, kas paredzēts, lai nodrošinātu tieši to, ko norāda nosaukums. Parasti šāda veida konference nodrošina iespēju dalībniekiem, kas pulcējušies divās vai vairākās vietās, redzēt un dzirdēt vienam otru sanāksmes laikā. Šāda veida reāllaika vākšana parasti tiek atvieglota, izmantojot videokonferenču tiltu, kas spēj atbalstīt gan audio signālu, gan tiešraides video straumi. Atkarībā no iesaistītās videoiekārtas sarežģītības līmeņa gan sapulces moderators, gan dalībnieki var sadalīt skatīšanās ekrānu, lai vienlaikus redzētu visas puses.
Viena no galvenajām atšķirībām starp tīmekļa un video konferencēm ir sapulces vadīšanai nepieciešamais aprīkojums. Lai gan daži uzņēmumi uztur savu videokonferenču aprīkojumu, tā var būt diezgan dārga pieeja. Daudzi uzņēmumi izmantos lokāli pieejamās konferenču telpas, parasti veicot tā saukto vietnes sertifikāciju kādā brīdī pirms tiešraides sapulces. Šis ir vienkārši tests, kurā videokonferences nodrošinātājs izveido savienojumu ar katru konferenču telpu, lai pārliecinātos, ka aprīkojums ir saderīgs ar konferences tiltu, ko izmanto sanāksmes vadīšanai gan vizuālās pārraides kvalitātes, gan audio skaidrība. Tas var būt svarīgi vairākos scenārijos, piemēram, veidojot oficiālu paziņojumu vai vadot jebkuru sapulci, kurā spēja redzēt sejas ir tikpat svarīga kā izrunātie vārdi.
Tīmekļa konferences ir tiešsaistes rīks, kas ļauj koplietot datus, kā arī audio pārraides sapulces ietvaros. Šie dati var būt sava veida video formātā, taču tie var ietvert arī koplietošanas dokumentus, izklājlapas un prezentācijas. Turklāt tīmekļa konferences bieži ietver plašāku rīku klāstu, ko moderators var izmantot, lai kontrolētu sapulci. Atšķirībā no videokonferencēm, parasti nav nepieciešams īpašs aprīkojums; tīmekļa konferenci var apmeklēt, izmantojot gandrīz jebkuru datoru ar interneta pieslēgumu un pietiekamu resursu apjomu datu pārraides atbalstam. Tīmekļa konferences var ietvert audio straumēšanu tīmeklī vai izmantot neatkarīgu savienojumu, izmantojot tālruņa līniju.
Gan tīmekļa, gan videokonferences ir dzīvotspējīgi biznesa rīki, kas ir ideāli piemēroti noteiktām lietojumprogrammām. Kad vizuālā daļa ir tiešraidē, piemēram, palīdzot tehniķiem, lai palīdzētu klientam remontēt iekārtu no attālas vietas, tiešraides videokonference ir būtiska. Tajā pašā laikā tīmekļa konference labi darbosies, rādot prezentāciju vai ļaujot vairākiem cilvēkiem attālās vietās vienlaikus sadarboties ar dokumentu. Parasti pastāv arī izmaksu atšķirība starp tīmekļa un video konferencēm, un tīmekļa konferences iespēja ir pieejamākā iespēja. Tas strauji mainās, jo videokonferenču izmaksas un nepieciešamais aprīkojums turpina samazināties, jo jaunākās tehnoloģijas padara šo iespēju iespējamu pat mazākiem uzņēmumiem.